۲- افزایش فوق العاده حجم اطلاعات، ذخیره الکترونیکی آن و افزایش دسترسی به اطلاعات به طور کلی ارزش دانش را افزوده است. زیرا فقط از طریق دانش است که این اطلاعات ارزش بالایی پیدا می کند. زیرا به اقدام نزدیک تر است. اطلاعات به خودی خود تصمیم ایجاد نمی کند، بلکه تبدیل اطلاعات به دانش مبتنی بر انسان ها است که به تصمیم و بنابراین به اقدام می انجامد.

۳- تغییر هرم سنی جمعیت و ویژگی های جمعیت شناختی که فقط در منابع کمی به آن اشاره شده است. بسیاری از سازمان ها دریافته اند که حجم زیادی از دانش مهم آنها در آستانه بازنشستگی است. این آگاهی فزاینده وجود دارند که اگر اندازه گیری و اقدام مناسب انجام نشود، قسمت عمده این دانش و خبرگی حیاتی به سادگی از سازمان خارج می شود.

1. 1. تخصصی تر شدن فعالیت ها نیز ممکن است خطر از دست رفتن دانش سازمانی و خبرگی به واسطه انتقال یا اخراج کارکنان را به همراه داشته باشد در بدو امر به مدیریت دانش فقط از بعد فن آوری نگاه می شد و آن را یک فن آوری می پنداشتند. اما به تدریج سازمانها دریافتند که برای استفاده واقعی از مهارت کارکنان، چیزی ماورای مدیریت اطلاعات مورد نیاز است. انسان ها در مقابل بعد فن آوری و الکترونیکی در مرکز توسعه، اجرا و موفقیت مدیریت دانش قرار می گیرند و همین عامل انسانی وجه تمایز مدیریت دانش از مفاهیم مشابهی چون مدیریت اطلاعات است(بیرانوند و امیری ، ۱۳۸۷ ،۱۱۲).

۲-۲-۹- فواید استفاده از مدیریت دانش

افزایش همکاری، بهبود بهره وری، تشویق و قادر ساختن نوآوری، غبله بر اطلاعات زیادی و تحویل فقط آنچه مورد نیاز است، تسهیل جریان دانش مناسب از تامین کنندگان به دریافت کنندگان بدون محدودیت زمان و فضا، تسهیل اشتراک دانش میان کارمندان و بازداشتن آنان از اختراع دوباره چرخ به کرات، تصرف و ثبت دانش کارکنان قبل از اینکه آنان شرکت را ترک نمایند، اطمینان یافتن از اینکه دانش با ارزش بهنگام ترک کارمند از دست نمی رود، افزایش آگاهی سازمانی از خلاهای دانش سازمان، کمک به شرکت ها که سبقت جو باقی بمانند با افزایش آگاهی آنان از استراتژی ها، محصولات و بهترین کارکردهای رقیبانشان، بهبود خدمات مشتری. دانشمندان مدیریت دانش، نوعا مجموعه مزایا را در چهار قلمرو ذکر می کنند:
۱- صرفه جویی ها و کارایی ها، فرایندها با کارآمدی بیشتر انجام می‌گیرد و نیاز به باز آفرینی راه های انجام کار را از بین می برند.
۲- بازارها و فرصت های جدید مشخص می شود.
۳- تغییر و نوآوری، سازمان می تواند تغییرات را شناسایی کند و بدان ها واکنش درست نشان داده، خود را به موقع تغییر دهد.
۴- به کار گیری بهتر منابع انسانی،سازمان بهره برداری کاراتری از منابع انسانی خود به عمل می آورد.
گری^[۹۶] (۲۰۰۰) هشت مزیت مدیریت دانش را به قرارزیر می داند:
۱- جلوگیری از افت دانش: سازمان را قادر می سازد تا تخصص فنی حیاتی خود را حفظ کرده، از افت دانش حیاتی که از بازنشستگی، کوچک سازی، ویا اخراج کارکنان و تغییرات ساخت حافظه انسانی ناشی می شود جلوگیری کند.
۲- بهبود تصمیم گیری: نوع کیفیت دانش مورد نیاز را برای تصمیم گیری های اثر بخش شناسایی می کند و دسترسی به آن دانش را تسهیل می‌بخشد. در نتیجه، تصمیمات سریع تر و بهتری می تواند در سطوح پایین تر سازمانی صورت گیرد.
۳- انعطاف پذیری و انطباق پذیری: به کارکنان اجازه می دهد درک بهتری از کار خود به عمل آورده، راه حل های نوآور مطرح کنند. با سرپرستی مستقیم کمتر کار کنند و کمتر نیاز به مداخلات داشته باشند در نتیجه، کارکنان می تواند در موقعیت های چند وظیفه ای فعال باشند و سازمان می تواند روحیه کارکنان را بالا ببرد.
۴- مزیت رقابتی: سازمان ها را قادر می سازد تا کاملا مشتریان دیدگاه ها و بازار رقابت را درک کرده، بتوانند شکاف ها و فرصت های رقابتی را شناسایی کنند.
۵- توسعه دارایی: توانایی سازمان را در سرمایه گذاری در حفاظت قانونی برای مالکیت معنوی بهبود می بخشد در غیر این صورت، ثبت اختراعات علائم تجاری، اجازه نامه ها، حق انحصاری اثر و اسرار تجاری ممکن است در زمان درست به کار گرفته نشود و منجر به حفاظت قانونی کمتر و کاهش ارزش بازار برای مالکیت معنوی شود.
۶- افزایش محصول: به سازمان اجازه می دهد که دانش را در خدمات و فرآورده ها بکار گیرد. در نتیجه، ارزش درج شده محصول با نسبت مستقیم میزان و کیفیت دانش در محصول افزایش پیدا می کند ( محصولات نرم افزاری و سایر محصولات دارای عناصر نرم افزاری از این نمونه اند).
۷- مدیریت مشتری: سازمان را قادر می سازد تا توجه کانونی و خدمت به مشتری را افزایش دهد. دانش مشتری باعث سرعت پاسخ به سئوالات، توصیه ها و شکایت‌های مشتری می شود. این امر همچنین تضمین کننده سازگاری و کیفیت بهتر خدمات بهتر مشتری می گردد. راه حل مشکلات عادی به سادگی قابل دسترسی است.
۸- به کارگیری سرمایه گذاری ها در بخش سرمایه انسانی: از طریق توانایی بخشیدن به سهیم شدن در درس‌های یاد گرفته شده، فرایندهای اسناد و بررسی و حل استثنائات و در اختیار گرفتن و انتقال دانش ضمنی، سازمان ها می توانند به بهترین وجه در استخدام و کارآموزی کارکنان سرمایه گذاری کنند.
مدیران پنج مزایای سطح بالا را برای مدیریت دانش ذکر می کنند:
۱- سازمان ها می تواند چرخه کسب و کار را کاهش داده، زمان را با بهره گرفتن از دانش کم نماید و فرایندهای تجارت و کار را سریع تر کنند. این افزایش سرعت از حذف روش بازسازی در هر زمان حاصل می شود. کارکنان می‌دانند که چه کاری باید انجام گیرد و سریع ترین، کوتاه ترین و کاراترین روش انجام آن کدام است.
۲- مزیت پایدار از طریق نوآوری مداوم: سازمان ها به این حقیقت پی می برند که ایجاد مزیت های رقابتی پایدار به روش‌های سنتی مثل رهبر ارزان قیمت، یا رهبر خدمات، دشوار است. در محیط کاملا رقابتی امروزی، سایر تولید کنندگان ارزان قیمت به طور مداوم سازمان را به چالش می کشند. ایده های جدید را نمی توان به طور منظم به آسانی تولید کرد. در عین حال نوآورترین شرکت‌ها ذکر می کنند که مدیریت دانش و محیط یاد گیرنده پیرامون آن به عنوان منبع نوآوری پایدار تلقی می شود.
۳- شناسایی و سازگاری با تغییرات: سازمان ها تحت تاثیر تغییر سریع بازارها و مشتریان هستند. بسیاری از سازمان ها فاقد روش‌های اثر بخش شناسایی تغییرات در مراحل اولیه و سازگاری با آنها به روشی بهنگام هستند. در عوض آنها طی راهبردی دفاعی واکنش نشان می دهند که تضمین می کند که آنها باید شتاب کنند تا با سرعت بازار هماهنگ شوند، به جای اینکه پیشتاز در ابزار باشند. مدیریت دانش ساز و کار اثر بخشی را به منظور شناسایی تغییرات اولیه و اقدامات متناسب جهت قرار دادن شرکت در جلوی جبهه تغییرات فراهم می آورد.
۴- تداوم: ترک خدمت کارکنان ماهر در هر سطحی پر هزینه است. در حوزه هایی همچون فناوری اطلاعات، ترک خدمت کارکنان، ابتکارات و برنامه ها را در معرض خطر جدی قرار می دهد. با در اختیار قرار گرفتن دانش، به‌ خصوص دانش ضمنی کارکنان شرکت، و در دسترس قرار دادن آن برای کارکنان جدید، مدیریت دانش تداوم بالاتری را تضمین می کند، زیرا در صورتی که کارکنان سازمان را ترک کنند، دانش و حکمت در سازمان از دست نمی رود.
۵- حفظ و رشد دارایی های فکری: دارایی های فکری سازمان از ثبت اختراعات و علایم تجاری گرفته تا دانش مشتری، ارزش واقعی بازار را دارند که می توان به دقت در ترازنامه سازمان منعکس کرد دانش، بهبود و کمیت بخشیدن به ارزش این دارایی‌ها را آسان می سازد.

۲-۲-۱۰- مدیریت دانش سازمانی

مدیریت دانش ،رویکردی ساخت یافته است که رویه هایی را برای شناسایی،ارزیابی و سازمان دهی ،ذخیره و به کار گیری دانش به منظور تامین نیازها و اهداف سازمان برقرار می سازد. مدیریت دانش ،توانایی یک سازمان در استفاده از سرمایه معنوی (تجربه ودانش فردی نزد هر فرد) و دانش جمعی به منظور دستیابی به اهداف خود از طریق فرایندی شامل تولید دانش ،تسهیم دانش و استفاده از آن به کمک فناوری می باشد.
فرایند اجرایی مدیریت دانش در سازمان ها شامل :
الف) تعهد و حمایت مدیریت ارشد
ب) شناخت ودرک مفاهیم مدیریت دانش در سطح سازمان
پ) فراهم نمودن بستر فرهنگی مناسب
ج) ایجاد ساختار سازمانی مطلوب
د) اندازه گیری عملکرد دانش سازمان
ه) تجزیه وتحلیل
و) برنامه ریزی
ی) انجام اقدامات و تغییرات مورد نیاز
مدیریت دانش را می توان در یک تعریف ساده چنین معرفی کرد: برانگیختن افراد به تسهیم دانش خود با دیگران. گروه کلانتر، در حکم موسسه ای بین المللی که در بسیاری از زمینه های فن آوری اطلاعات به پژوهش ،تحلیل و مشاوره میپردازد یکی از دقیق ترین تعاریف مدیریت دانش را به شرح زیر ارائه داده است:
مدیریت دانش،رشته ای است عملی که شیوه برخورداری ازحمایت دو جانبه را برای ایجاد ، تصرف ،سازماندهی و استفاده از اطلاعات ،تشویق و تقویت می کند(جعفری مقدم،۱۳۸۲ ،۱۰).
مدیریت دانش، فرایند ایجاد ارزش از دارایی های نامشهود سازمان است. مدیریت دانش ،آمیخته ای از مفاهیم چندین حوزه شامل هوش مصنوعی، سیستم های دانش محور،مهندسی نرم افزار،مهندسی مجدد فرایندهای کسب وکار یا مدیریت منابع انسانی ، مدیریت کیفیت جامع و رفتار سازمانی است.
مدیریت دانش ،توانایی یک سازمان در استفاده از سرمایه معنوی (تجربه و دانش فردی نزد هر فرد) و دانش دسته جمعی به منظور دستیابی به اهداف خود از طریق فرایندی شامل تولید دانش ،تسهیم و استفاده از آن به کمک فن آوری.
اصول مدیریت دانش شامل : توسعه ،اجرا و نگهداری زیرساخت های فنی وسازمانی به عنوان بستر و الزام انتشار دانش و انتخاب فن آوری های خاص است( نوروزیان،۱۳۸۱، ۱۵ (.
نیاز به مدیریت دانش بر اساس رشد ادراک جامعه تجاری از این واقعیت سرچشمه می گیرد که دانش در عملکرد سازمانی و دسترسی به مزیت رقابتی پایدار،عنصری مهم تلقی می شود)داونپورت وگروور^[۹۷]، ۲۰۰۱، ۳(.
سازمان ها برای کامیابی در اقتصاد دانشی ، باید مدیریت دانش را پیاده سازند .
به طور کلی می توان فرایند مدیریت دانش را شامل:
شناسایی دانش، تحصیل دانش، توسعه دانش، به اشتراک گذاری دانش، بهره برداری دانش و حفاظت از دانش دانست.
مفهوم مدیریت دانش ،مفهومی است که هیجان ایجاد کرده و باعث بحث و مناظره فراوان شده است.
به طور خلاصه مدیریت دانش در سازمان ها به دنبال آن است تا نحوه وچگونگی تبدیل اطلاعات و دانسته های فردی و سازمانی را به مهارت های فردی و گروهی تبیین و روشن سازد.