ضرب المثل معروف نیاز، مادر اختراع است را همه شنیده ایم. آیا در سازمانها و شرکتهای بزرگ کشور نیاز به داشتن فناوری واقعا بطور کامل حس شده بود که بی حد وحصر وارد سازمانها شد؟ وظیفه فناوری در کجای فرایندهای قدیمی و دستی شرکتها و سازمانهای کشور تعریف شده بود؟ آیا فناوری آمده بود که همان سیستم های حتی مکانیزه دستی نشده را سرو سامان دهد یا اینکه توانایی های دیگری هم داشت؟ کدام سازمان بر اساس توانمندی فناوری، سیستمهای خودراتحلیل، طراحی و پیاده سازی کرد ؟ چه کسانی در سازمانها بطور کامل بر توانمندی فناورهای وارد شده واقف بودند؟ استفاده از این فناوری بیشتر جنبه کاربردی داشت یا تبلیغاتی ومد؟_ و آیا مدیران ارشدی که به زحمت قادر به خاموش و روشن کردن کامپیوترها بودند می توانستند توانمندی این سیستم را در فرایند تولید حس کنند؟ هنوز هم در بعضی از سازمانها هیچگونه نیازی به داشتن سیستم های برنامه‌ریزی حس نمی شود، ولی در برخی از آنها نیاز کاملا مشهود است. سازمانهایی که احساس نیاز کرده اند، می توانند ابتدا باتشکیل یک تیم با تجربه از شرکتهای صاحب نظر ، گروهIT و کارشناسان مرتبط سازمان، به امکان سنجی پذیرش ERP اقدام کنند.
انتقال سیستمهای جزیره ای قبلی به سیستم ERP ، علاوه بر تحمیل هزینه بر سازمان یکی از مراحل بسیار حساس پیاده سازی ERP است که عموما منجر به شکست پروژه می شود، چرا که به دلیل داشتن یک پایگاه داده مجتمع و سیستم های نرم افزاری کاملا یکپارچه، بین اجزای سیستم ERP، هم از نظر ارتباطات داده ای و هم نرم افزاری، ایجاد شده است و در مرحله انتقال داده ها ازسیستم های قدیم که ساختاری کاملا متفاوت با ساختار نرم افزاری ERP دارند یکسری از فضاهای اطلاعاتی این سیستم بنا به متفاوت بودن ساختار سیستم جدید مقدار نمی گیرند(خالی می ماند) که نتایج و گزارشات حاصل از اجرا دارای خطای بسیار زیاد و دور از واقعیت بوده که همین موضوع سازمان را با مشکلات عدیده ای روبرو خواهد کرد. شکایات کاربران و نارضایتی مدیران ارشد از عملکرد سیستم در این مرحله بسیار مشهود است و اگر بطور منطقی وعلمی با اینگونه مشکلات برخورد نشود، شکست پروژه قطعی است. برای جلوگیری از بروز اینگونه مشکلات می بایستی یک تیم بسیار قوی از کارشناسان آی تی و کارشناسان مرتبط با عوامل اجرایی تشکیل، تا نسبت به نحوه انتقال داده ها بصورت صحیح تصمیم گیری شده و فضاهای بدون مقدار قبل از اجرای سیستم طوری ترمیم شوند که روی عملکرد کلی سیستم کمترین تنش وارد شود . [۸]
کاملاً روشن است که پیاده سازی موفقیت آمیز ERP به افرادی که تیم های پیاده سازی را تشکیل می دهند بستگی دارد (از جمله کارکنان واحدهای اجرایی و سیستم های اطلاعاتی).این نرم افزار بسیار پیچیده است و تغییرات کسب و کار و موفقیت آن به هر یک از این افراد بستگی دارد و سازمان پس از اتمام کار پروژه باید آمادگی جابجائی و از دست دادن این دسته از پرسنل را داشته باشند. شرکت های مشاوره ای و سایر شرکت ها که دنبال جذب این گونه پرسنل هستند با حقوق و مزایای بالاتر از آن چیزی که شما می توانید پرداخت کنید به آنها پیشنهاد می دهند سعی کنید با روش های مختلف از جمله پرداخت های جانبی آنها را حفظ نمائید. اما اگر اجازه بدهید آنها بروند، شرکت های مشاوره ای آنها را جذب کرده و شما در صورت نیاز به خدماتشان شاید مجبور شوید حتی تا دو برابر پرداخت های قبلی هزینه نمائید.
اغلب سازمان ها تمایل دارند که تیم های پیاده سازی ERP را بعد از اتمام پروژه به کارهای دیگر بگمارند. نرم افزار نصب می شود تیم ها شکل می گیرند اما بعد از اتمام پروژه افراد نمی توانند به راحتی به سر کار خود بازگردند حالا دیگر تیم پیاده سازی افرادی بسیار ارزشمند هستند چون کاملاً با نرم افزار خو گرفته اند و در ارتباط با فرایندهای سازمان و ارتباطشان با سیستم جدید حتی از کارکنان واحدهای مرتبط مسلط تر هستند. شرکت های دیگر نمی توانند اینگونه نیروها را به مشاغل قبلی برگردانند چرا که کارهای بسیاری پس از راه اندازی سیستم می بایست انجام پذیرد تنها استخراج اطلاعات به منظور نوشتن گزارشات مورد نظر ممکن است تا یک سال طول بکشد.
ERP به خاطر تغییراتی که در سازمان ها ایجاد می کند مورد انتقاد قرار می گیرد، در بررسی های اخیر مشاورین، چندین شرکت پس از پیاده سازی ERP دچار مشکل در عملکردشان شده اند اما رقم واقعی بسیار زیاد است. عمده ترین دلیل آن این است که همه کارها با آن روشی که قبلاً انجام می پذیرفته بسیار متفاوت است وقتی کارکنان نمی توانند کارشان را به مهارت گذشته انجام دهند مضطرب می شوند و کسب و کار سازمان دچار مشکل خواهد شد. شرکت هایی که می خواهند سیستم ERP را پیاده نمایند چندان آسوده نخواهند بود. واقعاً این زمان بسیار کم است اگر واقعاً جایی در این زمان پیاده سازی شده حتماً یا سازمان کوچک بوده یا فرایند پیاده سازی مربوط به یک بخش یا بخش هایی از سازمان بوده است و یا فقط بخشی از آن (به طور مثال بخش مالی) پیاده سازی شده است. اما یک نکته را فراموش نکنید به پیاده سازی صحیح و تأثیرات شگرف آن روی کسب و کارتان بیشتر اهمیت بدهید تا زمان پیاده سازی چرا که برای راه اندازی صحیح حتی ممکن است بین ۱ تا ۳ سال زمان نیاز باشد.
فصل سوم
روش تحقیق
فصل ۳: روش تحقیق
۳-۱ مقدمه
برای مکانیزه کردن سازمان بصورت یکپارچه یعنی ایجاد سیستم های اطلاعاتی جامع راه های مختلفی وجود دارد. بعنوان مثال مطالعه همه جانبه گردش اطلاعات و فرایند های کاری در سازمان و سپس طراحی بانکهای اطلاعاتی و نهایتا با برنامه نویسی، سیستم های مورد نیاز تولید می شوند. روند فوق بسیار زمانبر و هزینه بر است. اما با انتخاب بسته های نرم افزارهای ERP می توان راه میانبر را انتخاب کرد و از مزایای آن بهره مند شد. در این روش به جای برنامه نویسی و ایجاد سیستمهای اطلاعاتی که مخصوص یک سازمان خاص تولید می شود، از برنامه های استاندارد از پیش نوشته و آماده شده استفاده می گردد. لازم به توضیح است که شرکت های تولید کننده نرم افزار ERP استاندارد، برنامه های از پیش آماده را بر اساس بهترین تجارب انجام فرایندها در سطح جهان تولید می نمایند که از مزایای مهم بکارگیری ERP بشمار می رود.
مزیت مهم سیستم های ERP یکپارچه کردن فرایندهای سازمان است . اما نقطه تمایز ERP های استاندارد، تعریف فرایندهای کاری بر اساس بهترین روش کسب و کار در سطح جهان است که البته در صورت لزوم و بر اساس نیاز سازمان می توان فرایندهای مزبور را بومی سازی نمود و به جای بکارگیری بهترین روش انجام کار، روش موجود سازمان را پیاده کرد. [۹]
۳-۲ بکارگیری مدیریت منابع سازمانی در صنعت برق
علت گرایش سازمانها به برنامه ریزی منابع سازمانی به این صورت است که در ERP ها برای حوزه های کاری مختلف سازمان (مانند :مالی – نیروی انسانی …) برنامه های جداگانه ای آماده شده است که سازمان را قادر می سازد با تشخیص نیازهای خود، قسمتی و یا تمام حوزه های کاری خود را تحت پوشش سیستم ERP قرار دهد. به هریک از برنامه های جداگانه فوق که بر اساس فرایند های حوزه کاری خاص نوشته می شوند ماجول می گویند. در ERP های استاندارد ماجولها کاملا قابل اتصال به یکدیگر بوده و به تنهایی نیز قابل پیاده سازی میباشند. در واقع زیر بنا و مشخصات ERP های استاندارد به صورت زیر است :
فرایند های تجاری را می توان بوسیله یک زنجیره ای از فعالیت با Alert های مختلف و زمان احضار[۵۲] ایجاد نمود.
سیستم ها باید پارامتریک و به هم پیوسته باشند.
رابط های کاری باید استاندارد و یک شکل باشند.
بدلیل مزایای فوق، شرکت های معتبر همواره سعی در انتخاب ERP استاندارد دارند ، زیرا بدلیل پشتیبانی زیاد و اعمال تغییرات ونیاز هایی که از طرف سایر مشتریان اعلام می شوند ، پیوسته توانایی و امکاناتشان افزایش یافته دانش فنی آنها بطور مداوم انتقال می یابد.
در زیر برخی مشکلات اطلاعاتی صنعت برق شمرده شده است:
کمبود اطلاعات موجب اعمال مدیریت بر اساس احساس می شود. وجود اطلاعات ز یادی مدیریت شانسی و وابسته به اطلاعات موجود را به دنبال دارد در حالیکه در دسترس بودن به موقع اطلاعات صحیح و مناسب، مدیریت بر اساس اطلاعات واقعی و تصمیمگیری ها هوشمندانه را به همراه دارد. این در حالیست که در بسیاری از موارد فقدان اطلاعات صحیح و دسترسی به موقع به آن گرفتاری بسیاری از مدیران صنعت است و از طرفی عدم دسترسی اطلاعات دقیق و به موقع از مشکلات بزرگ صنعت است.
نیاز به آنالیز هزینه ها - درآمدها بر پایه محصول و مشتری، انعطاف در پاسخ گویی به تغییرات در ملزومات کسب و کار و اعمال تغییرات در روش انجام کسب و کار از نیازهای مهم صنعت است که هم اکنون پاسخگویی به آن دشوار است.
تصویر اطلاعات صنعت مبهم است. درمورد میزان بازدهی صنعت اطلاعات کافی در دست نیست.
در برخی موارد، فرایند های کاری غیر موثر که از کارایی لازم برخوردار نیستند، اجرا می شوند.
خلاصه ای از مشکلات نرم افزاری صنعت برق را می توان بصورت زیر بیان نمود:
نرم افزار ها ی موجود به صورت ناپی وسته ومجزا می باشند.
نرم افزارها بر طبق اصول مهندسی نرم افزار ساخته نشده و یانمی شوند.
خروجی نرم افزارها فاقد اطلاعات تحلیلی است و تجز یه وتحلیل اطلاعات آن دشوار ی ا ناممکن است.
پتانسیل انفورماتیکی کشور پاسخگوی نیازهای نرم افزاری صنعت نیست.
هرساله مبلغ قابل توجهی صرف تولید یا خرید نرم افزار ها یی می شود که با استراتژ ی ها ی کلی صنعت تطابق نداشته و انتظارات کاربران را نیز برآورده نمی کنند.
برنامه ها ی نرم افزاری بر اساس وضعیت موجود تهیه و اجرا می شوند اعمال تغییر و تبدیل در برنامه های نرم افزاری موجود کند و پردردسر است.
اغلب، وجود واسطه ی کاربری نامناسب، موجب می شود تا بیشتر کاربران تمایلی به استفاده از نرم افزارها نداشته باشند.
نرم افزارها ی تولید شده بطورمناسب و موثر بکارگرفته نمی شوند.
ریسک پروژه های نرم افزاری بالاست.
درصد پروژه ها ی نرم افزاری شکست خورده و مشکل دار در صنعت زیاد است.
ویژگیهای پروژه های نرم افزاری مشکل دار را می توان بصورت زیر خلاصه نمود:
هزینه بیش از حد انتظار: هزینه پیش بینی شده ۳۵/۱ هزینه شده.
زمان بیش از حد انتظار : زمان پیش بینی شده ۵/۱ زمان پروژه.
عدم توانایی در پوشش فرا یند های عمده تجار ی .
عدم توانایی در ارائه فواید پیش بینی شده.
۳-۳ آماده سازی بستر برای پیاده سازی
پیاده سازی سیستم ERP می تواند مزایای بسیاری را برای سازمان ها به ارمغان آورد، اما باید توجه داشت که این مزایـا و بهبود فرآیندها به راحتی قابل دستیابی نیست و پیاده سازی یک سیستم ERP به صورت موفق در یک سازمان بسیار مشکل است.[۱۰]
ERP یک راه حل نرم افزاری سودمند برای مدیریت کسب و کار است که بخش های مختلف یک سازمان را بـه طـور یکپارچه در یک سیستم نرمافزاری واحد مدیریت می کند. اما پیاده سازی ERP به طور موفق در یک سازمان امری چالش برانگیز است و موفقیت سازمان ها در استقرار سیستم ERP به پـارامتر هـای مختلفـی وابسـته اسـت. یکـی از مهمتـرین ایـن پارامترهـا بکارگیری یک متدولوژی مناسب برای پیاده سازی ERP در سازمان هاست.
سیر تکاملی نرم افزار ERP از یک سو به شدت متاثر از سیر تکاملی سخت افزارها و نرم افزارهای کامپیوتری و از سوی دیگر متاثر از تحولات صورت گرفته در زمینه مدیریت سازمانها و محیط رقابتی حاکم بر آنهاست. از زمانیکه کامپیوترها در زمینه کسبوکار بکار گرفته شدند تمایل به خودکارسازی فرایندهای زنجیره تامین پدیدار شد. هدف اصلیERP، یکپارچهسازی همه واحدها و زیرمجموعه های یک شرکت در یک سیستم کامپیوتری منفرد است که میتواند پاسخگوی کلیه نیازهای بنگاه باشد. در حقیقت نسل جدید ERP، برخلاف نسل اول که به خودکارسازی تراکنشها محدود میشد، نسل قدرتمندی است که از سیستمهای موجود بعنوان اهرمی برای افزایش کارایی در مدیریت تراکنشها، بهبود تصمیمگیری و دستیابی به راه های بیشتری برای تبدیل عملیات کسبوکار به تجارت الکترونیکی استفاده می کند. از گامهای این سیرتکاملی، که در اواخر ۱۹۹۰ آغاز شد، داخل شدن هوش کسب و کار و دیگر نرم افزارهای کاربردی در آن بود.
به گونه ای که بر اساس مطالعاتی که صورت گرفته تاکنون درحدود ٧۵% موارد، پیاده سازی ERP با مشکل مواجه شده و یـا در حین پیاده سازی آن، فراتر از برنامه زمانی و بودجه اولیه عمل شده است. لذا با وجود مزایای متعدد ERP قبل از تصمیم برای پیاده سازی آن، بایستی یک متدولوژی مناسب انتخاب و از ابعاد مختلف بررسی شود. بسته های نرم افزاری ERP مختلفی در بازار موجود است و عرضه کنندگان مختلفی آن را در اختیار سازمان ها قرار می دهند. بدیهی است که ERP عرضه شـده توسـط هر یک از عرضه کنندگان متدولوژی پیاده سازی خاصی را دنبال می کند و تفاوت هایی نیز بین آنها وجود دارد. در ایـن قسمت برای سهولت در سه متدولوژی متعارف پیاده سازی ERP که مربوط به شرکت های اوراکل[۵۳]، ساپ[۵۴] و اپیکور[۵۵] هستند انتخاب و به اجمال بررسی و سپس از نقطه نظر ساختار، قابلیت سفارشی سازی، تعداد فازها و غیره با یکدیگر مقایسه می کنیم. [۱۱]
۳-۳-۱ متدولوژی [۵۶]ASAPشرکت ساپ که در سال ۱۹۷۲ توسط ۵ تن از مهندسین سابق آی بی ام تشکیل شد، در حال حاضر بـه عنـوان پرفـروش ترین تولید کننده ERP در دنیا شناخته شده است. این شرکت حدود ۴۰% از بازار ERP دنیا را بـه خـود اختصـاص داده اسـت. ASAP متدولوژی این شرکت برای پیاده سازی ERP است. ASAP از ۵ فاز متوالی تشکیل شده است. این فازهـا در زیـر توضیح داده شده اند. شکل ۱ فازهای پنجگانه این متدولوژی را نشان می دهد.
شکل (۳-۱) - فازهای متدولوژی ASAP
فازاول- آماده سازی پروژه
در این فاز کارهای ابتدایی آماده سازی پروژه انجام می شود. همچنین در این مرحله، تهیه منشور پروژه، ایجاد ساختار و سـازمان پروژه، بازبینی و تصحیح طرح و استراتژی پیاده سازی اجرای راه حل، ایجاد تیمهای کاری پروژه و تخصیص وظایف، تهیه طـرح و برنامه عملیاتی پروژه به صورت تفصیلی، تعریف نیازمندیهای فنی، برگزاری جلسات آغازین جهت شروع پروژه، شناسایی مدل لازم برای انجام فرایند شناخت ، مدلسازی و تحلیل نیازمندی ها و… انجام می گردد.[۱۲]
|
[یکشنبه 1400-08-02] [ 02:38:00 ق.ظ ]
|
