الف) ارزیابی عملکرد نیاز به تطبیق شدن با استراتژی سازمان دارد.
نقطه شروع، مشخص نمودن آنچه که شما میخواهید اندازهگیری نمائید میباشد. در حالی که این کار خیلی ساده به نظر میرسد ولی اغلب یکی از مشکلترین کارهاست. ایجاد نمودن پهنه وسیعی از اندازهها که همه فعالیتهای سازمان را میپوشاند، کافی نمیباشد و این عمل بیشتر مصرف نمودن منابع است و میتواند گیجکننده باشد و بیشتر باید بر روی آن چیزهایی که واقعا مهم هستند تمرکز شود. اندازهگیریهای انجام شده باید انتخابکننده باشند این عمل بستگی به دید، رسالت و استراتژی سازمان دارد. این عمل پیشنهاد میکند که روش عملکرد در یک خط باید به طور مکرر با توجه به برنامه ریزی استراتژی نرمال، بررسی شود تا مطمئن نماید که مسیر پیوسته و ثابت است (کاپلان و نورتن، ۱۹۹۷، ۶۲).
ب) ارزیابی زیرواحدها باید به طور پیوسته در پهنه اندازهگیریهای سازمان انجام گیرد.
روش اندازهگیری کارا یک روش یکپارچه و جامع است. روش اندازهگیری در سطح زیر مجموعه باید سازگار با روش در سطح سازمان باشد و دادههای خام باید برای سطح تجمعی تهیه گردد. این امر مطمئن میسازد که سطوح پایینتر با افزایش عملکردشان در هزینه سازمان بیتأثیر نیستند.
ج) روش ارزیابی باید الزامآور باشد.
ابتدا ضروری است که مدیر ارشد سازمان بطور کامل روش اندازهگیری را پشتیبانی نماید. آنها این عمل را بوسیله ارائه اطلاعاتی که واقعاً مفید هستند انجام خواهند داد. اطلاعات به دست آمده باید در تعیین سیاست و گرفتن تصمیمات مفید باشد. این روش اندازهگیری در صورتیکه به طور دقیق با رسالت و استراتژی سازمان مطابق داشته باشد، باید حفظ و نگهداری شود. دوم آنکه کارمندان در سطح پایینتر باید روش اندازهگیری را درک نمایند و برای اندازهگیری متحد شوند.
د) ارزیابی باید روی عملکرد اثرگذار باشد.
تجزیه و تحلیل باید بطور کامل انجام گیرد و حلقه بازخورد برای مطمئن ساختن از آنکه اندازهگیری عملکرد تجزیه و تحلیل شده است و تبدیل آن به عمل و رفتاری که طبیعت فعالیت و عملکرد را تغییر میدهد وجود داشته باشد. اندازه گیری باید عملکرد را بهبود دهد.
ه) ارزیابی باید قابل اطمینان باشد .
منفعت اندازهگیری اغلب وابسته به قابلیت اطمینان و مقایسه پیشبینیهاست. بنابراین مشخص نمودن پیشبینیهایی که میتوانند قابلیت اطمینان در دورههای زمانی مطلوب ایجاد نمایند، مهم است (کاپلان و نورتن، ۱۹۹۷، ۶۳).
۲-۱۲٫ روشهای ارزیابی عملکرد
سازمانها روشهای مختلفی را برای ارزیابی به کار میبرند. طیفی از آزمونهای استاندارد و پذیرفته شده که در سطح ملی به کار میروند تا روشهایی که برای مشاغل خاص در داخل سازمان توسعه یافتهاند، وجود دارد. یک روش ارزیابی منحصر به فرد وجود ندارد. آگاهی از تواناییهای کارکنان و چگونگی انطباق این تواناییها با مشاغلی که باید بر عهده بگیرند کمک بزرگی به مدیران میکند. هر چه بین انگیزه کارکنان، مهارتها و نیازهای شغلی، نزدیکی بیشتری وجود داشته باشد، انتظار بهرهوری بیشتری میرود. به طور کلی روش های ارزیابی عملکرد عبارتند از:
روش مقیاس با بهره گرفتن از الف) مقیاسهای رفتاری و ویژگیهای شخصیتی ب) مقیاسهای مربوط به ابعاد شغل که از شرح شغل استخراج میشود ج) روش مقیاسی مبتنی بر رفتارهای کلیدی.
روش مدیریت بر مبنای هدف.
مقایسه کارکنان با یکدیگر از طریق رتبهبندی و توزیع اجباری.
چک لیست.
روش توصیفی.
روش وقایع حساس (داوسون، ۱۹۹۶، ۵۰).
عملگراها برای ارزیابی عملکرد نیازمند تنوعی از رویکردها هستند. عملکرد چند بعدی است، بنابراین روشهای ارزیابی مختلفی برای ساختن تصویری از عملکرد سازمان مورد نیاز است. فقط از این طریق است که میتوان آنچه را که خوب انجام شده و آنچه را که بد انجام شده سنجید (داوسون، ۱۹۹۶، ۵۰).
۲-۱۳٫ فرایند ارزیابی عملکرد
هر فرایندی شامل مجموعهای از فعالیتها و اقدامها با توالی و ترتیب خاص منطقی و هدفدار میباشد. در فرایند ارزیابی عملکرد نیز هر مدل و الگویی که انتخاب شود، طی مراحل و رعایت نظم و توالی فعالیتهای ذیل ضروری میباشد:
تدوین شاخصها، ابعاد و محورهای مربوطه و تعیین واحد سنجش آنها.
تعیین وزن شاخصها، از لحاظ اهمیت آنها و سقف امتیازات مربوطه.
استانداردگذاری و تعیین وضعیت مطلوب هر شاخص.
سنجش و اندازهگیری از طریق مقایسه عملکرد واقعی پایان دوره ارزیابی، با استاندارد مطلوب از قبل تعیین شده.
استخراج و تحلیل نتایج (علوی و جمشیدیان و جوادی، ۱۳۸۵، ۴).
۲-۱۴٫ مزایای ارزیابی عملکرد سازمان
موجب تشخیص نارسائیهای موجود در سازمان میگردد.
زمینه بهبود و اصلاح اختیارات زیانآور و سازمانی را فراهم میسازد.
موجب شناسایی فعالیتهای کارآ و اثربخش میشود که با تأکید بر آنها، زمینه رشد و ارتقای کیفی امور میتواند فراهم شود.
میتوان محیط سالمی را برای پرورش و بروز استعدادهای خلاق کارکنان فراهم آورده و موجب تقویت انگیزش آنها شد.
زمینه تشویق و دلگرمی مدیران کارآمد، مبتکر و خلاق را فراهم ساخته و سرانجام منجر به بهرهوری بیشتر آنها میگردد (توحیدی، ۱۳۷۵، ۳۵).
موجب مقایسه عملکردها شده و فرصت رقابت سالم را برای سازمانها فراهم میسازد.
از دیدگاه توسعه و بهبود مدیریت، تهیه و تنظیم برنامههای میانمدت و بلندمدت از اهمیت خاصی برخوردار میباشد.
آن را میتوان شاخص معتبری برای شناخت مدیران موفق به حساب آورده و در صورت اجرای صحیح، موجب برقراری نظام شایستگی[۲۴] میگردد.
خلاصه اینکه با توجه به نتایج حاصل از ارزیابی عملکرد سازمان، ضروری است در جهت نوسازی سازمانها و استفاده بهینه و مطلوب از توان بالقوه آنها، بویژه از دیدگاه منابع انسانی، به این مهم بیش از پیش توجه شود. لذا شناخت تنگناهای موجود در زمینه ارزشیابی در جهت ارائه الگوی مناسب ضروری است (توحیدی، ۱۳۷۵، ۳۵).
۲-۱۵٫ کیفیت
کیفیت باید از دیدگاه مصرفکننده بررسی شود. بنا به یک تعریف، کیفیت یعنی هر چیزی که ارزش محصول را در نظر مشتری بالا ببرد. بعضی جنبهه ای کیفیت، از قبیل کارآیی محصول، قابل اعتماد بودن و طول عمر مفید آن، به راحتی قابل شناساییاند، ولی بعضی جنبهه ای دیگر کیفیت به آسانی قابل شناسایی و اندازهگیری نیستند.
رابرت پیکرتی[۲۵] از دوستان دمینگ[۲۶] که مقیم پاریس است، در این ارتباط مثالی را مطرح کرده است که بسیار مورد استفاده دمینگ واقع شده است. «به اجرای سمفونی پنجم بتهوون توسط ارکستر فیلارمورنیک سلطنتی لندن گوش کن. سپس به همین اجرا توسط یک ارکستر آماتور گوش فرا ده. البته، از هر دو اجرا خوشت میآید. تو از گوش دادن به استعدادهای خانگی لذت میبری. هر دو ارکستر جزئیات را دقیقاً اجرا کردهاند و حتی یک اشتباه هم نداشتند. ولی به تفاوت کار آنها گوش کن. فقط به تفاوتها گوش فرا ده!». شناسایی یا اندازهگیری کیفیت مشکل است، ولی نبود آن مثل پوشیدن شلوار پاچهکوتاه با کت و کراوات مشکی کاملاً به چشم میخورد (مولین، ۱۳۸۲، ۶۷).
۲-۱۶٫ اصول سیستم مدیریت کیفیت
استاندارد ISO 9000 ویرایش تدوین سال ۲۰۰۰، هشت اصل مدیریت کیفیت را نام برده است و از این اصول به عنوان مبانی تدوین سری استاندارد ISO 9000 ویرایش تدوین سال ۲۰۰۰ یاد میکند. این هشت اصل عبارتند از:
تمرکز بر مشتری
راهبری
مشارکت همکاران
دیدگاه فرآیندگرا
تفکر سیستم گرایانه مدیریت
بهبود مستمر
تصمیم گیری مبتنی بر موضوع
ارتباط با تأمین کنندگان به منظور منافع متقابل
بلوغ سیستم مدیریت کیفیت بستگی به میزان توجه و پایبندی سازمان به اصول هشتگانه مدیریت کیفیت دارد.
[یکشنبه 1400-08-02] [ 12:22:00 ب.ظ ]
|