‌بنابرین‏ «شکست سند» یعنی انجام اعمالی که به حق جنبه رسمی می‌دهد و این اعمال عبارت از نوشتن است و شامل دو عمل است: یکی تنظیم سند و دیگری ثبت سند.

در این باره ماده ۱۶ آ.د.ا.رمی‌گوید: «هیچ سندی را نمی توان تنظیم و در دفتر اسناد رسمی ثبت نمود مگر آن که موافق با مقررات قانون باشد»^[۱۷]. پس، تنظیم سند، مقدمه ثبت سند است و ثبت سند در دفتر رسمی که از طرف سازمان ثبت چاپ شده است، انجام می شود.

بند دوم: ارکان و شرایط تنظیم سند رسمی

با توجه به روشن شدن مفهوم سند رسمی از جهات مختلف، ذیلاً به تشریح عناصر تشکیل‌دهنده سند رسمی مندرج در ماده ۱۲۸۷ ق.م. می‌پردازیم.

الف: تنظیم سند به وسیله مامور رسمی

طبق ماده ۱۲۸۷ ق.م یکی از شرایط رسمیت سند، تنظیم آن در اداره ثبت اسناد و املاک، دفاتر اسناد رسمی یا نزد سایر مأمورین رسمی می‌باشد. ملاحظه می‌شود در قانون به اداره ثبت و دفاتر اسناد رسمی صریحاً اشاره شده است اما منظور از مأمور رسمی «کسی است که از طرف مقامات صلاحیت‌دار کشور برای تنظیم سند رسمی معین شده باشد خواه مستخدم دولت باشد یا غیر‌مستخدم مانند سران دفاتر اسناد رسمی»^[۱۸]. ‌بنابرین‏ سند تنظیمی نزد کسی که از طرف مقام صلاحیت‌دار تعیین نشده و یا مدت مأموریت او خاتمه یافته است فاقد وصف رسمی است اگرچه دیگران از مأمور رسمی نبودن وی آگاه نباشند.

ب: تنظیم سند در حدود صلاحیت مأمورین رسمی:

در صورتی اسناد تنظیم‌شده در ادارات ثبت اسناد و املاک و دفاتر اسناد رسمی و نزد سایر مأمورین صلاحیت‌دار، رسمی است که در حدود صلاحیت قانونی آن ها تنظیم شده باشد. این صلاحیت به صلاحیت ذاتی و صلاحیت نسبی تقسیم می‌گردد:

الف- صلاحیت ذاتی: عبارت است از اختیار قانونی مأمور رسمی در تنظیم سند مانند وظیفه سران دفاتر اسناد رسمی در تنظیم و ثبت اسناد و تصدیق صحت امضای مراجعین طبق ماده ۴۹ ق.ث. یا وظیفه کارکنان ادارات ثبت احوال در صدور شناسنامه پس از طی مراحل قانونی.

ب-صلاحیت نسبی: عبارت است از محدوده اختیار قانونی مأمور رسمی از حیث زمان و مکان در تنظیم سند. در این زمینه ماده ۲ ق.ث. مقرر داشته است: «مدیران و نمایندگان ثبت و مسؤولین دفاتر و صاحبان دفاتر اسناد رسمی جز در محل مأموریت خود نمی‌توانند انجام وظیفه نمایند اقدامات آن ها در خارج از محل اثر قانونی ندارد». این ماده در واقع صلاحیت محلی مأمورین رسمی ثبت را تعیین می‌کند^[۱۹].

همچنین مأمورین رسمی و سران دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق حق تنظیم سند در ایام مرخصی و انفصال و تعلیق را ندارد و اقدامات آن ها در این ایام فاقد اثر قانونی خواهد بود که این نیز بیانگر صلاحیت زمانی آن ها است.

ج : رعایت مقررات قانونی در تنظیم سند:

اسناد تنظیمی نزد مأمورین رسمی صلاحیت‌دار در صورتی رسمی است که بر طبق مقررات قانونی تنظیم و ثبت شده باشد. با توجه به مقررات جاری تشریفات قانونی تنظیم و ثبت سند دو دسته‌اند:

۱- تشریفات و مقرراتی که عدم رعایت آن ها در تنظیم سند‌، سند را از رسمیت خارج می‌کند. بر این‌اساس، عدم رعایت مقررات مربوط به تنظیم سند رسمی موضوع ماده ۱۲۸۷ ق.م. سند را از رسمیت خارج می‌کند همچنان‌که ماده ۱۲۸۹ ق.م. مقرر داشته «غیر از اسناد مذکوره در ماده ۱۲۸۷ ق.م سایر اسناد عادی است» و ماده ۱۲۹۳ ق.م. که در تأیید مراتب فوق مقرر نموده: «هرگاه سند به وسیله یکی از مأمورین رسمی تنظیم اسناد تهیه شده لیکن مأمور صلاحیت تنظیم آن سند را نداشته و یا رعایت ترتیبات مقرره قانونی را در تنظیم سند نکرده باشد، سند مذبور در صورتی که دارای امضا یا مهر طرف باشد عادی است».

۲- تشریفات قانونی که رعایت آن ها سند را از رسمیت خارج نمی‌کند. مانند عدم رعایت مقررات راجعه به تمبر موضوع ماده ۱۲۹۴ ق.م. که مقرر داشته: ‌«عدم رعایت مقررات راجعه به حق تمبر که به اسناد تعلق می‌گیرد، سند را از رسمیت خارج نمی‌کند». ‌بنابرین‏ سندی که در ظاهر دارای شرایط قانونی مقرر در ماده ۱۲۸۷ ق.م. است، رسمی فرض می‌شود مگر این‌که ثابت شود فاقد یکی از شرایط اساسی است

‌بنابرین‏ اگر سند نزد سردفتری که منفصل شده است یا مأموری که صلاحیت آن را نداشته است تنظیم گردد آن سند رسمیت نداشته و در بعضی موارد اعتبار هم ندارد.

همچنین اگر سندی نزد مأمورین ذیصلاح تنظیم ولی مقررات قانونی در تنظیم آن رعایت نشده باشد آن سند رسمیت نخواهد داشت.

نتیجه می گیریم که تشریفات قانونی ثبت اسناد بر دو قسم است:

-:تشریفاتی که عدم رعایت آن ها سند را از رسمیت خارج می‌کند مانند عدم امضاء سردفتر

-: تشریفاتی که عدم رعایت آن ها سند را از رسمیت خارج نمی کند، مانند عدم رعایت مقررات راجع به تمبر^[۲۰] (ماده ۱۲۹۴ ق.م )

بند سوم: اقسام سند رسمی

سند رسمی نیز دارای اقسامی است که پرداختن به آن ها خالی از فایده نیست

الف : اقسام سند رسمی از حیث نوع و ماهیت آن

۱-سند رسمی مدنی: مانند تعهدات، عقود و تصرفات قانونی.

۲-سند رسمی عمومی: مانند: دستورات و تصمیمات اداری و معاهدات.

۳-سند رسمی قضائی: مانند, تصمیمات قضائی، دادنامه، قرارها، احکام.

۴-سند رسمی ثبتی: مانند: سند مالکیت که طی تشریفاتی در اداره ثبت اسناد و املاک تنظیم می شود.

۵-سند رسمی محضری: مانند اسنادی که در دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق تنظیم می شود.

ب: اقسام سند رسمی از حیث نوع استفاده و کاربردی آن

۱-اسناد رسمی اثباتی: کلیه اسناد این دلالت را دارند (Preure Precostituee).

۲-اسناد رسمی اجرائی: صرفاً شامل اسنادی است که قوه اجرا، امکان صدور اجرائیه را دارند و در اصطلاح، اسناد لازم الاجراء نامیده می‌شوند.^[۲۱]

بند چهارم : اجزاء سند رسمی

قبل از پرداختن به آثار سند رسمی لازم است راجع به اجزا اصلی سند رسمی که در آثار هر سند مؤثر است کمی سخن بگوییم. اسناد رسمی به طور کلی شامل دو قسمت هستند:

الف) محتویات سند ب) مندرجات سند

الف) محتویات سند : محتویات، مربوط به فرم سند است که تقریباً در هر سندی ثابت باشد مانند تاریخ تنظیم سند، شماره دفترخانه تنظیم کننده سند و موضوع سند(بیع، وکالت، قرارداد یا وصیت یا غیره) امضاء طرفین تنظیم کننده سند و امضای سر دفتر و دفتریار و مانند این که شامل محتویات سند است و در هر سندی به تفاوت وجود دارد.^[۲۲]

ب ) مندرجات سند: مندرجات هرسندی دو قسمت است. که به شرح ذیل می‌باشد:

۱- اقراریرعلیه طرفین تنظیم کننده سند: یعنی آنچه که طرفین اظهار می‌کنند یا طرف تنظیم کننده عنوان می‌کند و سردفتر در سند منعکس می­ کند.