مباحث ارزیابی عملکرد را می‌توان از زوایای متفاوتی مورد بررسی قرار داد. دو دیدگاه اساسی سنتی و نو در این باره وجود دارد. دیدگاه سنتی، قضاوت و یادآوری عملکرد و کنترل ارزیابی شونده را هدف قرار داده و سبک دستوری دارد این دیدگاه صرفاً معطوف به عملکرد دوره زمانی گذشته است و با مقتضیات گذشته نیز شکل گرفته است. دیدگاه نو، آموزش، رشد و توسعه ظرفیت‌های ارزیابی شونده، بهبودو بهسازی افراد وسازمان وعملکرد آن، ارائه خدمات مشاوره‌ای و مشارکت عمومی ذینفعان، ایجادانگیزش ومسئولیت‌پذیری برای بهبودکیفیت وبهینه‌سازی فعالیت‌ها و عملیات را هدف قرار داده و مبنای آن را شناسایی نقاط ضعف وقوت وتعالی سازمانی تشکیل می‌دهد. خاستگاه این دیدگاه مقتضیات معاصربوده وبه ارزیابی سیستمی عملکرد با بهره گرفتن از تکنیک‌ها و روش‌های مدرن، توسعه پیدا می‌کند. حوزه تحت پوشش اندازه‌گیری عملکرد می‌تواند سطح کلان یک سازمان، یک واحد، یک فرایند و کارکنان باشد.

سطح ارزیابی عملکرد اگر تنها شامل افراد باشد بطوری که امروزه در بخشهای مدیریت منابع انسانی متداول است، ارزشیابی شایستگی کارکنان با معیارهای مختلف در سازمانها انجام می‌‌شود.
سازمان، افراد و یا واحد سازمانی گرچه به ظاهر انجام دهنده کار هستند اما تنها جزیی از سیستم کل می‌باشند و باید شرایط اجزای دیگر آن نیز مد نظر قرار گیرد. توجه به معیارهای همه جانبه و استراتژی‌ها و آرمان‌های سازمان از لوازم یک سیستم مدیریت عملکرد جامع می‌باشد. چنین رویکردی در ارزیابی عملکرد، یک ارزیابی واقعی، عدالت محور، قابل اعتماد و اتکا و پیش برنده و پویا خواهد بود.
۲-۳ ضرورت و اهمیت ارزیابی عملکرد
بهبود مستمر عملکرد سازمانها، نیروی عظیم هم‌افزایی (Synergy) ایجاد می‌کند که این نیروها می‌تواند پشتیبان برنامه رشد و توسعه و ایجاد فرصت‌های تعالی سازمانی شود. دولتها و سازمانها و مؤسسات تلاش جلو برنده‌ای را در این مورد اعمال می‌کنند. بدون بررسی و کسب آگاهی از میزان پیشرفت و دستیابی به اهداف و بدون شناسایی چالشهای پیش روی سازمان و کسب بازخور و اطلاع از میزان اجرا سیاستهای تدوین شده و شناسایی مواردی که به بهبود جدی نیاز دارند، بهبود مستمر عملکرد میسر نخواهد شد. تمامی موارد مذکور بدون اندازه‌گیری و ارزیابی امکان‌پذیر نیست.
لرد کلوین فیزیکدان انگلیسی در مورد ضرورت اندازه‌‌گیری می‌گوید: «هرگاه توانستیم آنچه درباره آن صحبت می‌کنیم اندازه گرفته و در قالب اعداد و ارقام بیان نماییم می‌توانیم ادعا کنیم درباره موضوع مورد بحث چیزهایی می‌دانیم. در غیر این صورت آگاهی و دانش ما ناقص بوده و هرگز به مرحله بلوغ نخواهد رسید»
علم مدیریت نیز مبین مطالب مذکور است. هرچه را که نتوانیم اندازه‌گیری کنیم نمی‌توانیم کنترل کنیم و هرچه را که نتوانیم کنترل کنیم مدیریت آن امکان‌پذیر نخواهد بود. موضوع اصلی در تمام تجزیه و تحلیل‌های سازمانی، عملکرد است و بهبود آن مستلزم اندازه‌گیری است و از این رو سازمانی بدون سیستم ارزیابی عملکرد قابل تصور نمی‌باشد (رحیمی،۲۰۰۶).
با توجه به تعاریف و موارد بیان شده در خصوص ارزیابی عملکرد مدیریت عملکرد و صرف از نظر تفاوت یا تشابهاتی که این د و رویکرد با یکدیگر دارند درادامه دلایل و ضرورت فراگیری و اجرای رویکرد ارزیابی عملکرد را در یک سازمانی شرح میدهیم :
۱- قضاوت و تصمیم گیری در مورد عملکرد پرسنل ، گروه ها و واحدها و سازمان، نیازمند انتخاب شاخصهای مناسب بوده تا باادله مناسب ، دقیق بودن برداشتها اثبات شوند.
۲- ضرورت بازنگری استراتژی ها در مقاطع مختلف پیاده سازی سیستم مدیریت است راتژیک به منظور تعیین اثربخشی استراتژیهای مورداستفاده.
۳- ضرورت تعیین معیارها و شاخصهائی جهت پایش اثربخشی و کارائی مطابق با الزامات استانداردIso 9001
۴- ضرورت تعیین میزان دستیابی به اهداف سازمانی در راستای تخصیص منابع.
۵- ارزیابی عملکرد به عنوان چراغ راه و هدایت گر کلیه فعالیتهای مدیریتی مطرح می باشد .
۶- رشد و توسعه پایدار سازمان، مرهون ارزیابی، تجزیه و تحلیل و مقایسه و انجام اقدامات لازم در زمینه عملکرد است(رابرت وهمکاران^[۳۰]).
۲-۴ چگونگی انجام ارزیابی عملکرد
با بررسی سیستمهای ارزیابی عملکرد موجود و از طرفی اهمیت این رویکرد ، امروز مشاهده می کنیم که در بسیاری ازسازمانهای ایرانی پس از طی یک دوره شش ماهه یا یک ساله وقتی عملکرد خود را ارزشیابی می کنند اما هنوز از نظر برون داده ها و رضایت مشتری و فرایند ها ی خود با مشکل مواجه هستند ذکر این نکته حائز اهمیت است که بسیاری از سازمانهای فوق، فاقد نظام ارزیابی عملکرد به معنای واقعی هستند و عمدتا آنچه که آنها مورد عمل و بررسی قرار داده اند ارزیابی شایستگی ها، خصوصیات فردی و بعضا رفتارهای شغلی است . هر سیستم ارزیابی بایستی هدفهای کاملاروشنی داشته باشند ودقیقا متناسب با فرهنگ و شرائط خاص آن سازمان و با مشار کت مدیران و کارکنان آن طراحی گردد . هر مدلی که برای ارزیابی، انتخاب و به کار گرفته میشود بایستی آن را بومی کرد و از طریق آموزش، آن را فرهنگ سازی و مفهوم سازی نمائیم ودر این مسیر از حمایت های مستمر عالی سازما ن برخو ردار باشید. در این بخش، مراحل اجر ای سیستم ارزیابی عملکرد در ۳ فازتشریح و در ادامه اقدام به معرفی یک مدل اجرایی در خصوص ارزیابی عملکرد شده است. به طور کلی برای اجرای فرآیندارزیابی عملکرد وجود ۳ فاز یا مرحله ذیل ضروری می باشد :
فاز اول : شناخت سازمان .
فاز دوم : طراحی مدل ارزیابی عملکرد .
فاز سوم: تدوین شاخصهای ارزیابی عملکرد.
امروزه با توجه به نگرش های مختلفی که در خصوص حوزه مورد کاربرد ارزیابی عملکرد وجود دارد این فرایند را می توان درحوزه فردی، گروهی، فرآیندی و سازمانی مورد استفاده قرار داد.
فاز اول : شناخت سازمان
هدف : هدف از انجام این فاز، مورد بررسی قرار دادن فعالیتهای مختلف در سازمان می باشد .
دلایل انجام : دلیل انجام فاز اول، درک صحیح از سازمان، اهداف، استراتژی ها، برنامه ها و فرآیندهای آن می باشد.
مراحل انجام : به طور کلی فاز شناخت سازمان ، خود از مراحل ذیل تشکیل یافته است .
۱- شناسائی و ترسیم نقشه فرایند سازمان
۲- شناخت فرآیندهای اصلی مدیریتی / پشتیبانی
۳- بررسی گزارشهای مدیریتی سازمان
۴- بررسی شیوه های ارزیابی عملکرد در حوزه کارکنان (در صورت وجود داشتن)
۵- بررسی اهداف و چشم اندازهای سازمان
۶- بررسی و تحلیل ارتباط بین اهداف و برنامه های بلند مدت و کوتاه مدت سازمان
۷- بررسی فرایندهای بودجه بندی و کنترل
۸- تجزیه و تحلیل نقاط ضعف و قوت سیستم های کنترلی سازمان
فاز دوم : طراحی مدل ارزیابی عملکرد
در فاز دوم لازم است به منظور دستیابی به یک مدل ارزیابی عملکرد مناسب و متناسب با شرایط سازمان اقدامات ذیل صورت بگیرد:
۱- بررسی انواع مدلهای ارزیابی عملکرد موجود
۲- بررسی و تحقیق در مورد کاربردهای ویژه در سازمان مورد نظر
۳- بررسی و تحقیق پیرامون انواع تکنیک های تدوین شاخص
۴- بررسی و تحقیق پیرامون انواع تکنیک های ارزیابی عملکرد کارکنان و سیستم های انگیزشی
۵- ارزیابی و مقایسه بین متدلوژیهای مختلف و در نهایت انتخاب بهترین مدل
فاز سوم : تدوین شاخصهای ارزیابی عملکرد
در فاز سوم لازم است اقدامات ذیل صورت گیرد:
۱- تعیین اهداف سازمان
۲- تعیین فرایندهای مرتبط با اهداف
۳- تعیین فاکتورهای اساسی موفقیت که تاثیر گذار بر روی فرایندها هستند
۴- تهیه شاخصهای مورد نیاز جهت ارزیابی عملکرد در حوزه فرایندها
۵- تعیین نحوه اندازه گیری شاخص
۶- تعیین و ضعیت جاری سازمان برای هر یک از شاخصهای تعیین شده و تجزیه و تحلیل وضعیت جاری
۷- تعیین اهداف برای هر یک از شاخصها
۸- تعیین زمان دستیابی به اهداف
۹- تعیین زمان پایش و کنترل(دوره تحلیل)
۱۰ - تعیین مسئول پایش و کنترل(رابرت وهمکاران).
۲-۵ فرایند ارزیابی عملکرد
هر فرایندی شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و اقدامات با توالی و ترتیب خاص منطقی و هدفدار می‌باشد. در فرایند ارزیابی عملکرد نیز هر مدل و الگویی که انتخاب شود، طی مراحل و رعایت نظم و توالی فعالیت‌های ذیل ضروری می‌باشد.