در زیر منوی گزارشات : گزارشات سیستم که پیشتر به آنها اشاره کننده را یکجا جمع نمود. و اطلاعات در خواست را به صورت خلاصه شده از کاربر درخواست می نماید . برای مثال از زیر منوی گزارشات لیست پایانه بارها را به صورت خلاصه و کامل سیستم کلیه اطلاعات مورد نیاز را از کاربر درخواست نمود و کاربر با در اختیار داشتن لیست کلیه پایانه ها ، انواع بار، و نوع بارگیر با درج تاریخ … محل پایانه انواع بارگیر مورد نیاز خود را وارد می نماید و می تواند گزارشات کاملی از بارهای آینده دریافت نماید

تصویر ۳-۴- منوی گزارشات بارهای آینده[۶۳]
توجه : از راه های ورود به سامانه نام کاربری و شماره کارت هوشمند ذکر شده اما در حال حاضر سیستم بر سیستم صدور کارت هوشمند متصل نشده و عملا این امکان ورود با شماره کارت هوشمند در سامانه وجود ندارد اما برای توسعه آن باید هنگام درج شماره کارت هوشمند سیستم به سیستم صدور کارت هوشمند لینک شد تا درستی شماره وارد شده کارت هوشمند بررسی گردد. در صورتیکه سامانه به سیستم صدور کارت هوشمند لینک گردد نیازی به دستیابی جداگانه ای برای تایید و کارت هوشمند نمی باشد کاربر راننده می تواند با وارد کردن شماره کارت هوشمند از امکانات سایت که برای او تعریف شده است استفاده نماید.
همانطور که بیشتراشاره شد هر کاربر تا توجه به نام کاربر توجه به نام کاربر خود سطوح دسترسی متفاوتی ی را تجربه می نماید که این تعیین سطح دسترسی بر عهده مدیر سیستم می باشد. جایی که کاربر راننده برخی از دسترسی های فیلتر شده اجازه دسترسی دارد.
در صفحۀ اصلی وب سایت کاربر بدون نام کاربری می تواند از همان صفحه اصلی اطلاعاتی را درباره تعداد بارگیری موجود در کشور به تفکیک نوع و استان دریافت نماید . این به افراد کمک می کند تا آگاهی یابد بهتر است چه بارگیری را خریداری نمایند این سیستم می تواند در تصمیم گیری ها نقش موثر و مفیدی را داشته باشد. برای این منظور در صفحۀ اصلی ( بدون نیاز به نام کاربری ) گزینه انواع بارگیری را انتخاب نمود. در صفحه باز شده نوع بارگیری انتخاب کرده و سپس استان مورد نظر را نیز وارد می کند مشاهده را لیک می نماید سیستم تعداد بارگیری های موجود از نوع درخواستی را بر حسب استان مورد درخواست نمایش دهد همچنین سیستم تعداد بارگیر در سطح کشور را نیز نمایش می دهد.
وارد کردن بار توسط صاحبان کالا :
در این بخش کاربر با نام کاربری وارد سیستم شود. نام کاربری اختصاص یا حتی برای کارکنان گمرکات و یا سازمان بنادر و کشتی رانی که مراکز عمده تولید بار می باشند کاربر با ورود به این بخش منوی وارد کردن بار را کلیک می نماید این منو شامل دو بخش می باشد وارد کردن بار و گزارش گیری می باشد با کلیک به وارد کردن کاربر فیلدهای درخواستی را پر می نماید. در صورت صحت اطلاعات وارد شده تایید را کلیک می نماید در صورتیکه بنا به هر دلیلی بارهای وارد شده اشتباه بوده و یا لغو شده باشد در زیر لیستی که کاربر وارد کرده است دکمه حذف را کلیک نموده و بارهای مورد نظر خود را انتخاب و سپس حذف می نماید و در صورت نیاز به اضافه نمودن بار جدید اضافه را کلیک نموده و بارهای جدید را اضافه می نماید.
۹-۳-۴- خلاصه ای از انواع سطوح دسترسی برای کاربران :
انواع کاربران که با این سیستم در ارتباط هستند با این شرح می باشند
۱-مدیر سیستم و کارشناس حمل و نقل
۲-رانندگان
۳-متصدیان شرکت های حمل و نقل
۴-صاحبان کالا کاربران گمرکات
حدود دسترسی
موارد حقوقی در سامانه درگاه بار ملی بار باید بر اساس قانون های تجارت الکترونیک پیگیری شود زیرا که حمل بار و صنعت حمل و نقل نقش مهمی در تبادلات اقتصادی کشور ایفا می نمایند. همچنین ورود این سامانه ایجاد یک بازارگاه الکترونیک استفاده از قوانین تجارت الکترونیک می باشد بنابراین جایی که تبادلات مالی باشد حساسیت موضوع و امنیت سامانه ها بسیار ضروری می باشد بنابراین تعیین حدود دسترسی کاربران با توجه به نیازشان به سیستم و حفظ امنیت سیستم بسیار حیاتی و مهم است. در ادامه دسترسی های کاربران مختلف مورد بررسی قرار می گیرد.
۱-مدیر سیستم کارشناس حمل و نقل دسترسی کامل به کلیه بخش های سیستم جهت ثبت اعضای جدید فیلترها وارد کردن اطلاعیه ها ، اعلامیه ها ، گزارشات ، اطلاعات خواب ، انواع بارگیری … و مدیر سیستم یا کارشناس IT سازمان نقشی را که هر مدیر سیستمی در سیستم ایفا می کند را عهده دار می باشد.
۲-رانندگان : طریقه دسترسی رانندگان از دو طریق می باشد بدون نام کاربری و یا وارد کردن شماره کارت هوشمند که در این صورت رانندگان می توانند انواع گزارشات ، خواب بارگیرها ، بارهای آینده ، وضعیت آب و هوا ، اطلاعیه ها ، اعلان ها … را مشاهده نمایند اما در صورتیکه راننده قصد رزو بار را داشته باشد حتماً باید از طریق وارد کردن شماره کارت هوشمند خود را وارد سامانه کرد و در غیر این صورت امکان رزو بار بدون وارد کردن شماره کارت هوشمند یا نام کاربری میسر نمی باشد.
۳-شرکت های حمل و نقل : کاربران شرکت های حمل و نقل نقش پیچیده و مهمی را در این سامانه عهده دار هستند. آنها وظایف کنترل وضعیت بارها وارد شده را بر عهده دارند. بارهایی که گاهی بی دلیل لغو می شوند یا راننده متعهد نمی باشد وظیفه گزارش تخلفات راننده هایی که بار رزو کرده اند. بارهای کنسل شده بدلیل حوادث همه اینها را باید ساماندهی و گزارش نماید. این کاربران نام کاربری و رمز عبور خود را از مدیر سیستم دریافت کرده وحدود دسترسی شان مشخص می کرد. همچنین این کاربران قادر به استفاده از اطلاعات نرم افزارهای رد گیری مبتنی بر GPS می باشند تا هم بتوانند مکان ناوگان خود را دقیق بداند و هم زمان رسیدن ناوگان باری آگاهی یابند.
۴-صاحبان کالا :سیستم با اختصاص نام کاربری به صاحبان کالا که عمدتاً کارکنان گمرکات و سازمان بنادر و کشتی رانی هستند این امکان را فراهم می گردد که بارهای و کالاهای عمده که قابلیت برنامه ریزی را از طریق نمایندگان خود وارد سیستم نمایند. وجود چنین نام کاربری بسیار ضروری می باشد زیرا منبع اصلی تولید بار و اطلاع از بار گمرکات و سازمان بنادر و کشتی رانی می باشد بنابراین وارد کردن سیستم بار توسط این افراد بسیار مفید می باشد. و میتواند در رفع پدیده دلال گری موثر باشد .
کاربر شرکت :در مدل بهبود یافته درگاه ملی فرایند رزو بار اضافه خواهد شد این فرایند با وجود سودمندی بسیار که دارد با چالش هایی نیز همراه است. اگر راننده به تعهد خود پایبند نبود چه می شود ؟ راننده ای که بار را رزو کرد. هنگام رسیدن موعد مقرر در پایانه حاضر نیست و بار را تحویل نمی گیرد. در این صورت چرخه حمل ونقل مختل می شود. سیستم برای این مواقع جریمه ای برای کاربر مختلف در نظر می گیرد این راننده تا یک هفته نمی تواند از هیچ پایانه ای و یا دفتری بارنامه دریافت نماید. اما چگونه به سیستم اطلاع داده شود که راننده به تعهد خود پایبند نبود ؟ این کار توسط کاربر متصدی شرکت انجام خواهد شد این کاربر باید پیگیر بارهای رزرو شده باشد سیستم باید قابلیت حسابرسی را داشته باشد برای این منظور باید گزارشی از بارهای رزرو شده داشته باشد از منوی گزارشات گزارشات رزرو بار مشاهده می گردد. بارهای رزرو شده که تا ۴۸ ساعت قبل از موعد مقرر کنسل شده اند نیز در سیستم مشخص می شوند در جلو این بارها در جدول کنسل شد دیده می شود این بارها به خودی خود وارد لیست بارهای موجود خواهد شد لیست بارهای موجود باید بر اساس تاریخ نزدیک ترین زمان بارگیری مرتب شده باشد سیستم بارهایی را که ۴۸ ساعت به زمان موعد بارگیری آنها وقت باقی است را با رنگ قرمز نشان می دهد. این کار مانند الارمی به متصدی شرکت کمک می کند که پیگیر بارها رزرو شده باشد. اما در صورتیکه راننده در موعد مقرر به تعهد خود عمل نکند کاربر باید ازچندین جنبه به این موضوع رسیدگی کند. یکی اطمینان از عدم ورود راننده در موعد مقرر و ردیابی راننده از طریق نرم افزارهای مبتنی بر GPS دوم اعمال جریمه برای راننده متخلف سوم جایگزینی فوری برای حمل بار.کاربر از طریق نرم افزارهای ردیابی مبتنی بر GPS می تواند صحت ادعای راننده در صورتیکه راننده ادعا کند دچار حادثه شده است را ارزیابی نماید. و او را جریمه ننماید اما در صورتیکه راننده بدون دلیل موجه برای رسیدن به مقصد اهمال نماید کاربر باید گزارش این اهمال را در سیستم وارد نموده و به کاربر کارشناس حمل و نقل اطلاع دهد ، کاربر از منوی رزرو بار به بخش اعمال جریمه دسترسی دارد این قسمت کاربر متصددی شرکت شماره کارت هوشمند راننده را وارد سیستم کرده و سیستم از طریق لینک شدن به بارنامه آنلاین راننده متخلف را از گرفتن بارنامه به مدت یک هفته محروم می نماید کاربر همچنین مدت زمان محرومیت را مشخص می کند.
همچنین کاربر باید برای باری که رزرو شده ولی حمل نشده است را در سالن اعلان بار اعلام نماید.
گزارشات رزو بار : در این بخش بارهای رزرو شده با جمله رزرو شده در گزارشات بارها بر آینده نمایش داده می شوند متصدی شرکت حمل و نقل با کلیک رزرو بار می تواند تاریخ رزرو ، نوع بارگیری شماره کارت هوشمند داده شده و … را مشاهده نماید ، کاربر با در اختیار داشتن شماره کارت هوشمند راننده در صورتیکه راننده به تعهد خود عمل ننماید با بهره گرفتن از شماره کارت هوشمند او را جریمه می نماید .
-متصدی شرکت بعد از اطمینان از عدم تعهد راننده شماره کارت راننده را به کارشناس حمل ونقل ارسال کرده و کارشناس حمل و نقل اقدام به جریمه می نماید همچنین کاربر شرکت موظف به جایگزینی بارگیر برای بار می باشد.
۴-۴- نیازهای کارکردی سیستم
نیازهای کارکردی سیستم که در اینجا بیان می شود نیازهای درونی سیستم می باشند نیازهایی که یک دیتا بیس خوب می تواند داشته باشد نیازهایی که نشان دهنده کارایی بالای سیستم باشد. برخی از این نیازها می تواند برای خیلی از سیستم های موجود نیز ضروری باشد برخی از آنها کاملاً اختصاصی برای این سامانه باشند در ادامه نیازهای عملکردی سیستم را بیان می نمایم :

• • سیستم باید قادر باشد در محیط وب این ویژگی ها را برای کاربران خود ارائه نماید

• • تمامی رکودهای مربوط به شناسایی کاربران را در خود حفظ نماید

• • به کاربران بدون داشتن نام کاربری معتبر اجازه ورود به سیستم را ندهد

• • نام های کاربردی منحصر به فرد باشد

• • دسترسی ها بر طبق نام کاربری مشخص باشد

• • کاربران قادر به ارتباط با مدیر سیستم باشند و این ارتباط را از طریق پست الکترونیک فراهم شده باشد

• • سیستم قادر باشد به تفکیک و درستی اطلاعات درخواستی کاربران را بنا به سطوح دسترسیشان در اختیار آنها قرار دهد.

• • سیستم قادر به پردازش اطلاعات و دیتاها در زمانی کمتر از ۱ ثانیه باشد

• • سیستم امکانات جستجوی سریع برای کاربران فراهم نماید

• • سیستم قادر باشد گزارشات مربوط را در صورت دلخواه کاربر چاپ نماید

• • سیستم به راحتی قادر به ارائه گزارشات در قالب فایل های exls,word باشد

• • سیستم قادر باشد گزارشات را طبقه بندی شده ارائه نماید

• • سیستم از اعلامیه های مورد نیاز کاربران بدون نیاز به LOGIN در اختیار کاربران قرار گیرد.

• • سیستم قادر به نمایش آخرین استفاده کاربران عضو از سیستم باشد

• • کاربر قادر باشد امور مربوط به رزو بار خود را پیگیری نماید

• • کاربر قادر باشد امور مانند رزو قبل از ۴۸ ساعت به زمان بارگیری را انجام دهد

• • استفاده سریع و راحت از منوهای سیستم برای هر کاربری با توجه به سطوح دسترسی میسر بود و استفاده از منوها پیچیده نباشد ( زیرا کاربران این سیستم ممکن است سطح سواد بالایی برخوردار نباشند )

• • سیستم قادر باشد اطلاعات و سوابق رانندگان ، سوابق رزو بار ، حمل بار مواد در خود نگهداری کند

• سیستم گزارشاتی از قبیل مسیرهای حمل بار دفعات استفاده از راننده از برنامه رزو بار ، تخلفات راننده را ارائه نماید