استخدام شده ارائه داد و از آنان یک نیروی انسانی قابل و با کفایت به وجود آورد. با آموزش ضمن خدمت، تمام سازمان‌ها می‌بایست نیروی مورد نیاز خود را برای مشاغل گوناگون به نحو احسن تربیت نمایند(عمادزاده، ۱۳۷۳)

۲-۱-۲ تعریف آموزش
سازمان ها، ساز و کار یا وسیله تحقق هدف های جامعه محسوب می شوند. سازمان ها در واقع به منزله تدابیر و وسایلی هستند که برای رفع نیازهای اساسی جامعه شکل گرفته و به فعالیت می پردازند. بررسی شکل گیری و تحول سازمان ها نشان می دهد که در گذشته به علت ساده بودن زندگی بشری و تکنولوژی محدود، ساختار و کارکردهای سازمان ها ساده و ابتدایی بوده و افراد برای انجام فعالیتهای آن نیاز چندانی به دانش و معلومات حرفه ای نداشتند. تغییر و تحولاتی که بعدها در شکل زندگی اجتماعی به وجود آمد موجب وسعت و گستردگی در ابعاد گوناگون سازمان ها شد و در نتیجه اهداف، وظایف و مسئولیت های آن پیچیده تر و اداره امور آن نیز به مراتب دشوارتر شد . در چنین شرایطی دیگر افراد بدون داشتن دانش و مهارت ها ی لازم قادر به انجام وظایف و فعالیت‌های سازمان ها نبودند. پیامد چنین تغییرات و تحولات عظیم صنعتی، تکنولوژیکی، اقتصادی و … در قرن نوزدهم و اوایل قرن بیستم ضرورت آموزش را در سازمان ها به امری حیاتی مبدل کرد. (سام خانیان، ۱۳۸۴، ص ۱۱-۱۳)
کمیسیون خدمات نیروی انسانی تعریف وسیع و گسترده ای از آموزش ارائه می دهد و آموزش را یک فرایند طراحی شده جهت اصلاح نمودن طرز فکر، دانش یا مهارت های رفتاری از طریق یادگیری تجربی، جهت نائل شدن به عملکرد موثر در یک فعالیت یا در دامنه ای از فعالیتها و اهداف آنها در کارگاههای آموزشی که توانایی های افراد و رضایت فعلی و آتی نیازهای نیروی انسانی سازمان را توسعه می دهند می داند (حاجی کریمی و رنگریز،۱۳۷۹، ص ۲۶۶ ) ، اما بنا به تعریف یونسکو، سازمان علمی و فرهنگی ملل متحد، آموزش و پرورش عبارت است از تمام کنش ها، اثرات، راه ها و روشهایی که برای رشد و تکامل و توانایی های مغزی، معرفتی و همچنین مهارت ها، نگرش ها و رفتار انسان بکار می روند، البته به طریقی که شخصیت انسان را تا ممکن ترین حد آن تعالی بخشد و یکی از ارزشهای مثبت جامعه ای که در آن زیست می کند، باشد (خراسانی و حسن زاده بارانی کرد، ۱۳۸۶، ص۳۸).
آموزش، تجربه ای است مبتنی بر یادگیری، که به منظور ایجاد تغییرات نسبتا ماندگار در فرد صورت می گیرد تا وی بتواند توانایی خود را برای انجام کار بهبود بخشد (شیمون، ۱۳۸۰، ص۲۴۸)
براون و اتکینس آموزش را به عنوان فراهم آوردن فرصتهایی برای اینکه دانش آموزان یاد بگیرند تعریف کرده اند در واقع آموزش به فعالیتهایی گفته می شود که با هدف آسان ساختن یادگیری از سوی آموزگار یا معلم طرح ریزی می شود و بین آموزگار و یک یا چند یادگیرنده به صورت کنش متقابل جریان می یابد (سیف، ۱۳۷۹، ص ۳۰-۲۹)، تا در نهایت به گسترش نگرش، دانش، مهارت و الگوهای رفتاری مورد نیاز یک فرد برای انجام عملکرد مناسب در یک تکلیف یا شغل معین منجر شود. اما جان اف ام می آموزش را عبارت از بهبود سیستماتیک و مستمر شاغلین از نظر دانش ها، مهارت ها، توانایی ها و رفتارها می داند که به رفاه آنها کمک، می کند و شرایط بهتری را برای احراز مقام بالاتر فراهم می آورد، تعریف کرده است (محمدی، ۱۳۸۲، ص ۱۳-۱۴).
در تمامی این تعاریف، آموزش عامل اساسی تعالی انسانهاست و این تعالی می تواند در تلطیف روابط کارکنان و مدیریت نیز اثربخش باشد. فردی که کار خود را خوب بداند از کار کردن لذت می‌برد و برایش ایجاد رضایت می کند و ناخودآگاه این رضایت را ناشی از محیط کار می داند آموزش به خوبی این هدف را تحقق می بخشد (میرسپاسی،۱۳۸۵،ص ۴۸۵)
نقش یادگیری در سازمان ها اخیرا مورد توجه زیادی قرار گرفته است .آگاهی از چگونگی روند یادگیری و نحوه تاثیر آن بر رفتار بعدی کاملا مفید می باشد. بدین علت است که بسیاری از سازمان‌ها منابع هنگفتی صرف آموزش کارکنان می کنند. همه رفتارهای پیچیده انسانی از طریق یادگیری حاصل می شود (قاسمی، ۱۳۸۲، ص۱۲۸) و اگر مدیران بخواهند رفتار فرد را توجیه، پیش بینی یا کنترل نمایند باید بدانند آنها چگونه آن رفتار را یاد گرفته اند (نیازآذری، ۱۳۸۶، ص ۵۹ ). یک ضعف در تعداد زیادی از نظامهای مدیریت عملکرد این است که مدیران و سرپرستان به قدر کافی به آموزش کارکنان شان اهمیت نمی دهند و در نهایت بازخورد لازم را دریافت نمی کنند^[۳](الین. بی. ۲۰۰۳)
۲-۱-۳ آموزش کارکنان
آموزش کارکنان کلیه کوشش هایی است که در جهت ارتقای سطح دانش، آگاهی، مهارت های فنی، حرفه ای و شغلی و همچنین ایجاد رفتار مطلوب در کارکنان یک سازمان به عمل می آید و آنان را آماده انجام وظایف و مسئولیتهای شغلی خود می نماید (ابطحی، ۱۳۷۳، ص۱۷). تافلر، مهمترین فعالیت و راه رویارویی با تحولات عظیم در زندگی آینده را برای پذیرش تغییر، آموزش می داند. آموزش موثر و پرمایه به افراد کمک می کند تا آنها بتوانند به رشد و توانایی کافی در شغل خود دست یابند و با کارایی بیشتری کار کنند. بدیهی است که افراد هرچقدر از دانش و آموزش بهتر در مورد کار خود برخوردار باشند فرایند یادگیری آنها بهتر است و به ارائه اندیشه ها و نظریات مفیدتری برای بهبود می پردازند (الحسینی،۱۳۷۹، ص۱۰۳). امروزه آموزش و بهسازی منابع انسانی به عنوان یکی از استراتژی های اصلی سازمان ها برای سازگاری مثبت با شرایط تغییر قلمداد می شود. حیات سازمان ها تا حدود زیادی به دانش و مهارت های مختلف کارکنان بستگی دارد هر چه این زمینه ها به موقع و بهتر باشد قابلیت سازگاری سازمان با محیط متغیر نیز بیشتر می شود (سام خانیان، ۱۳۸۴،ص ۱۲-۱۳).
برخی از عواملی که آموزش کارکنان را ضروری می سازد عبارتند از:
شتاب فزاینده علوم بشری در تمام زمینه ها؛
پیچیدگی سازمان ها به دلیل ماشینی شدن؛
تغییر شکل یا جابجایی شغل؛
روابط انسانی و مشکلات انسانی؛
ارتقا و ترفیع کارکنان؛
اصلاح عملکرد شغلی؛
نیازهای تخصصی و حرفه ای نیروی انسانی؛
کارکنان جدید الاستخدام؛ (آقایار،۱۳۸۶،ص۱۷۱)
نیاز به افزایش بهره وری (مشبکی،۱۳۷۷،ص۳۴۶)
۲-۱-۴ اصول آموزش کارکنان
آموزش ماهیتاً در بسترهای متفاوت، کارکرد انتقال اطلاعات، دانش، معلومات و مهارت های خاصی را به فراگیران بر عهده دارد. ولی این کارکرد، در شرایط متفاوت از سازوکارها و اصول متفاوتی پیروی می کند. هرچه این سازوکارها و اصول با شرایط و زمینه های مربوط هماهنگی بیشتری داشته باشند، آموزش را کاراتر و موفق تر خواهند نمود.
اصول آموزش کارکنان با توجه به مقتضیات سنی، شغلی، زمانی، محتوی و… شرایطی را بر آموزش‌ها حاکم می کند که از یک سو فراگیران، توانایی سازگاری با آن را داشته باشند و از سوی دیگر، آموزش ها قادر باشند حداکثر اطلاعات، دانش و مهارت های مورد نیاز کارکنان را در شرایط زمانی محدود منتقل نمایند. لذا بهره برداری صحیح از مزایای آموزش کارکنان و تحقق اهداف سازمان مستلزم توجه به اصولی چند می باشد:
هماهنگی رسالت ها و اهداف کلی آموزش کارکنان با ویژگی های نظام آموزش رسمی جامعه
این اصل بیانگر آن است که علی رغم تفاوت در سازوکار و اهداف آموزش کارکنان با نظام آموزش رسمی کشور، آموزش کارکنان باید یک نوع هماهنگی کلی با رئوس اهداف و روح حاکم بر آموزش و پرورش رسمی جامعه داشته باشد. به عبارت دیگر همانند آموزش رسمی، آموزش کارکنان نمی باید جدا از فرهنگ، ارزش ها، ایدئولوژی ها و نگرش های اجتماعی و اقتصادی حاکم بر جامعه باشد.
ارتباط تنگاتنگ با نیازهای شغلی، توسعه ای و فردی کارکنان
هدف نهایی آموزش کارکنان، مرتفع نمودن نیازهای شغلی، توسعه ای و فردی کارکنان و سازمان‌هاست. برقراری ارتباط نزدیک بین نیازهای سازمان، شغل، فرد و برنامه های آموزشی کارکنان وایجاد هماهنگی بین این مولفه ها، می تواند اهداف آموزشی و توسعه ای را به نحو مطلوب محقق نمایند.
مداومت آموزش
آموزش های شغلی و عمومی کارکنان معطوف به زمان و مقطع خاصی از کارنامه شغلی کارکنان نیست؛ بلکه متناسب با تغییرات و تحولات علمی، فن آوری، سازمانی و فردی باید آموزش های جدیدی برنامه ریزی و اجرا شوند. کهنه و منسوخ شدن دانش انسانها با توجه به پیشرفت های شگفت آور و شتابزده جهانی، این ویژگی را در آموزش کارکنان برجسته تر کرده و تاکید می کند که آموزش کارکنان می تواند نقش بسزایی در سازگاری و توسعه منابع انسانی برای مقابله با شرایط و تغییرات محیطی و سازمانی جدید ایفا نماید.
سنخیت آموزش ها با ویژگی های فراگیران
به لحاظ اینکه فراگیری در حوزه آموزش کارکنان را افراد بزرگسال تشکیل می دهند و این رویکرد آموزشی از تئوری آموزش بزرگسالان پیروی می کند، در تئوری آموزش بزرگسالان به فراگیر، به عنوان هسته مرکزی آموزش و عنصر فعال آموزش ها نگریسته می شود و اصل فراگیر محوری، در کانون توجه آموزش قرار می گیرد.
ویژگی های شخصیتی، سنی، شغلی وخانوادگی فراگیران ضرورت انعطاف پذیری آموزش ها را گوشزد می نماید. لذا لازم است برای افزایش انگیزه فراگیری، بیشتر اقدامات و فعالیتهای آموزشی برعهده فراگیران باشد و علاوه بر این، به علت اینکه کارکنان اغلب از تجارب و اطلاعات قبلی در زمینه موضوع آموزش برخوردار هستند، برنامه ها و محتوای آموزش ها باید مبتنی بر این اطلاعات و تجارب بوده و با ساختار ذهنی آنها سنخیت داشته باشد.
ایجاد انگیزه های قوی برای فراگیران
عدم تمایل کارکنان به شرکت در آموزش ها، نبودن انگیزه های مناسب برای ترغیب آنها در این زمینه، اغلب آموزش های کارکنان را با کارایی و اثربخشی پایین مواجه می سازد. انگیزه ها و محرک های قوی در اینگونه آموزش ها می توانند تا حد زیادی کارایی و اثربخشی آموزش ها را بالا ببرند.
احساس نیاز قوی به آموزش، فراهم نمودن امکانات لازم رفاهی و آموزشی، برخورداری از مزایای مختلف شغلی و کاربرد یافته های آموزشی در موقعیت های عملی شغل، از جمله محرک های قوی هستند که می تواند انگیزه های لازم را برای شرکت کارکنان در آموزش ها و یادگیری آنها فراهم آورند.
کاربردی بودن آموزش ها
هدف اصلی آموزش کارکنان برآوردن نیازهای آموزشی فردی، شغلی و سازمانی کارکنان است. انجام وظایف مشاغل بنابر ماهیت عملکردی و کاربردی آنها نیازمند آموزش هایی است تا افراد بتوانند مهارت ها، دانش و اطلاعات عملی و کاربردی لازم را برای انجام فعالیتهای شغلی ارائه نمایند. لذا اینگونه آموزش ها باید علاوه بر توجه به دانش نظری، برکاربرد دانش و اطلاعات در زمینه های شغلی متمرکز باشند(صدری، ۱۳۸۳، ص۳۱-۳۳).
لذا مسئولیت های آموزش در هر سازمانی را می توان از خط مشی های ارائه شده مشخص کرد، ولی معمولا در سازمان های بزرگ، مسئولیت برنامه های آموزشی رسمی به عهده مدیر آموزش است که در واقع وی در درجه اول بایستی از اهداف واستراتژی های سازمان مطبوع خود آگاهی کامل داشته باشد و بر اساس آنها نیازهای آموزشی کارکنان و نیز وسایل مربی، کلاس درس و سایر تسهیلات لازم جهت آموزش را پیش بینی کند. واحد آموزش لازم است که بر اجرای صحیح برنامه های آموزشی نظارت کامل داشته باشد و در هر زمان که لازم شد نسبت به کسب دانش و افزایش مهارت های لازم از تشویق کارکنان و حتی مدیران و سرپرستان کوتاهی نکند(میرسپاسی،۱۳۸۵،ص۲۶۹-۲۷۰).
۲-۱-۵ آموزش ضمن خدمت
آموزش ضمن خدمت عبارت است از کوشش نظام مند به منظور هماهنگ کردن آرزوها، علایق و نیازهای آتی سازمان، در قالب کارهایی که از افراد انتظار می رود. با وجود این، به هر نحوی که بخواهیم آموزش ضمن خدمت را تعریف کنیم، جوهره اصلی آن در همه سازمان ها و نهادها عبارت است از افزایش کارایی کارکنان و ایجاد سازش با محیط و در نتیجه، افزایش خدمات. اما کارکنان در یک سازمان با توجه به میزان گستردگی موسسه، عمدتا از لحاظ گروه های مختلف اجتماعی و اقتصادی هستند و این افراد از لحاظ جنس، سن، زمینه شهری یا روستایی، میزان درآمد و حتی رفتار اخلاقی با هم متفاوتند. مطالعات نشان می دهد که استقبال از دوره های آموزشی در مواردی که افراد دارای تحصیلات بالا باشند، به نحو چشمگیری افزایش می یابد؛ در حالی که این امر در مورد مردان، افراد مسن تر و با سابقه ی بیشتر، پایین است(فتحی واجارگاه، ۱۳۸۳،ص۱۷۴). با این روشنگری، آموزش ضمن خدمت چیزی نیست جز تلاش هایی که در جهت ارتقای دانش و آگاهی و مهارت‌های فنی، حرفه ای و شغلی و نیز استقرار رفتار مطلوب در کارکنان یک موسسه یا سازمان صورت می گیرد و آنان را برای انجام بهینه وظایف و مسئولیتهای شغلی آماده می‌کند(چایچی،۱۳۸۱،ص۱۴-۱۳).
امروزه اهمیت و نقش آموزش های ضمن خدمت بر هیچ سازمانی پوشیده نیست هر سازمانی به تناسب اهمیتی که به این مهم داده است مراکزی را به تربیت نیروی انسانی خود تخصیص داده است. آموزش ضمن خدمتی که با دوره های حساب شده ادامه یابد و ضمن کوشش در افزایش توان مهارت و دانش کارکنان، در حل مسائل و مشکلات محیط کار نیز چاره ساز باشد می تواند به بقای سازمان خود مطمئن باشد. از این رو تلاش مستمر در بهبود کیفیت آموزش ضمن خدمت می تواند منافع قابل ملاحظه ای به همراه داشته باشد.
مطالعاتی که بین سالهای ۱۹۸۶ تا ۱۹۸۷ توسط کارفرمایان انگلیسی از طریق موسسه مطالعاتی آموزش ملی صورت گرفته، نشان می دهد که نیمی از آموزش های انجام شده به صورت ضمن خدمت بوده است و در مقایسه با آموزش های خارج از محل کار، هزینه های بیشتری صرف آن شده است. این آموزش ها بخش اعظم هزینه اشتغال را به خود اختصاص داده اند(شاید حدود ۵/۱ درصد بازده)(اسلومن،۱۳۸۲،ص۱۴۶).
سلبی به نقل از فتحی واجارگاه در سال ۱۹۹۶ یکی دیگر از عوامل موثر در آموزش ضمن خدمت را ثبات شغلی کارکنان ذکر می کنند و معتقدند که در صورتی که تحرک نیروی کار در سازمان یا رابطه استخدامی افراد با سازمان به صورت موقت یا غیر طبیعی باشد، این امر موجب کاهش علاقه آنان به شرکت در دوره ها یا مشارکت غیرفعال شان در طی دوره آموزش می شود. مطالعات انجام شده نشان می دهد که در صورت نبود رابطه استخدامی مداوم، اجرای دوره های آموزشی با مشکل مواجه می شود(فتحی واجارگاه،۱۳۸۳،ص۱۷۴).
در پژوهشی که توسط هاشیموتو در کشور ژاپن انجام شد، مشخص شده که توفیق آموزش های ضمن خدمت در کشور ژاپن به واسطه وجود ثبات شغلی، آموزش نیروهای کم تجربه به وسیله افراد ارشد و برقراری آموزش ضمن خدمت در سراسر دوره استخدامی افراد است^[۴](هاشیموتو، ۱۹۹۹). لذا این روش مناسبترین روش برای آموزش دانش و مهارت هایی است که می توان آن را در زمانی نسبتا کوتاه یاد گرفت.
آموزش ضمن خدمت هنگامی بیشترین اثر و کارایی را دارد که لازم باشد یک یا تعدادی معدود کارآموز را در یک زمان و برای شغل مشخصی آموزش داد و تربیت کرد. مزیت بزرگ آموزش ضمن خدمت این است که فراگیر، کاری را که مسئول انجام آن شده است یاد می گیرد و با ابزار و وسایلی باید بکار ببرد، آشنا می شود و این آموزش در محیط واقعی کار انجام می گیرد.
از لحاظ انگیزشی نیز آموزش ضمن خدمت روش موثری است، زیرا فراگیر با انجام بهتر کار می تواند شاهد موفقیت و پیشرفت خویش باشد. علاوه بر این یادگیری به وسیله این روش به سهولت انجام می گیرد، زیرا فراگیر به آنچه می آموزد عمل می کند و به سرعت از درستی یا نادرستی عملکرد خویش آگاه می شود(قاسمی، ۱۳۸۲، ص۴۸۶).
۲-۱-۶ اهداف آموزش ضمن خدمت
کرل و کوزمیت : شش هدف مهم آموزش را بدین ترتیب بیان می کنند : ^[۵]
بهبود عملکرد
به روز کردن اطلاعات کارکنان
ترفیع شغل
حل مسائل
آماده سازی برای ترفیع
آشنا سازی کارکنان جدید با اهداف سازمان
دکتر میر کمالی : هدف های آموزش نیروی انسانی را چنین بر می شمرند : ^[۶]
هماهنگی با تغییرات و پیشرفت های علمی و تکنولوژی در جهان.
هماهنگی با تحولات سیاسی و اقتصادی جامعه.