علامت‌گذاری نکات مهم را فراموش نکنید: وقتی نامه درخواست یا گزارشی را می‌خوانید جملات و عناوین مهم را مشخص کنید تا در بازخوانی یا استنادهای بعدی مجبور به خواندن مجدد همه مطلب نباشید و بتوانید به سرعت مطالب اصلی را بیابید.
مخاطبان خود را در دسترس داشته باشید: مشخصات ضروری افرادی را که ممکن است نیاز به تبادل ایمیل با آنها داشته باشید در قسمت مخاطبان صندوق پستی خود ذخیره نمایید. مواردی مانند نام، شماره تلفن، آدرس وب سایت و ایمیل از این جمله هستند. استفاده از این امکان کمک می‌کند که در زمان ارسال نامه، ناچار به تلفن کردن و پرسیدن آدرس ایمیل نباشید.
برای وقت خود ارزش قائل باشید: اجازه ندهید که دیگران وقت با ارزش شما را تلف کنند. در مقابل افرادی که با درد و دل و حرف‌های حاشیه‌ای می‌خواهند وقت شما را تلف کنند هوشیار باشید و با لحنی مودبانه بگویید که در حال حاضر گرفتار هستید و فرصت شنیدن صحبت‌های آنها را ندارید.

زمان صرف ناهار و صبحانه فرصت خوبی برای انجام مذاکرات کاری به شکل غیررسمی است. اصطلاح صبحانه کاری و ناهار کاری که مدتی است رایج شده دلالت بر همین موضوع دارد، پس سعی کنید از این فرصت‌ها به خوبی استفاده کنید. احتمال مقاومت و مخالقت در این زمان کمتر است.
زبان بدن را یاد بگیرید: با آموختن زبان بدن می‌توانید در مذاکرات یک گام جلوتر باشید؛ چرا که بیش از نیمی از پیام‌های ارتباطی انسان‌ها به وسیله حرکات بدن منتقل می‌شود. با درک صحیح از طرز نشستن، ایستادن، نگاه کردن و صحبت کردن طرف مقابل می‌توانید رفتار و گفتار خود را کنترل کنید.
تکنیک لیدز^[۵۴] LEADS
این تکنیک یکی از روش های نسبتاً ساده و قابل استفاده در مدیریت زمان است و این امکان را فراهم می‌آورد تا بتوانیم با صرف زمانی محدود برای برنامه‌ریزی کارهای روزانه، زمان بیشتری برای انجام کارهای ضروری در اختیار داشته باشیم. تکنیک لیدز شامل مراحل زیر است:
L: فهرست کردن وظایف؛ ابتدا لازم است فهرستی از کارهایی که باید انجام گردد تهیه شود.
E: برآورد زمانی مورد نیاز؛ مدت زمانی که هر وظیفه بدان نیاز دارد باید برآورد و نزدیک‌ترین زمان برای هر یک از فعّالیّتها در نظر گرفته شود.
A: در نظر گرفتن زمان برای وظایف خارج از فهرست؛ برای وظایفی که در فهرست موجود نیستند، زمان های خالی پیش‌بینی گردد. وقایع پیش‌بینی نشده، اتلاف کنندگان زمان و .. از جمله عواملی هستند که ما را وا می‌دارند تا جدول زمان‌بندی تعیین شده را رعایت نکنیم.
D: اولویت‌بندی کارها؛ در مورد اولویت و تفویض کارها تصمیم‌گیری می‌شود.
S: بازبینی برنامه روزانه در آخر هر روز (سیورت، ۱۳۷۵، ص ۵۷). انسان در زندگی روزمره خود با چهار حیطه کاری مواجه است که باید با مدیریت درست برنامه زمانی برای اجرای آنها تنظیم کند. این چهار حیطه عبارتند از: ۱٫ حیطه کاری مهم که اضطراری نیستند؛ معمولاً ۸۰درصد برنامه‌ریزی زمانی برای انجام کارهایمان در این حیطه قرار دارد. این برنامه‌ریزی معمولاً برای انجام کارهای دراز مدت و قبل از وقوع آنها تنظیم می‌شود. ۲٫ حیطه کارهایی که هم مهم و هم اضطراری است، حدود ۱۵ تا ۲۰درصد برنامه‌ریزی زمانی ما در این حیطه قرار دارد. اگر برای اجرای کارهای مهم از قبل برنامه‌ریزی نکرده باشیم در زمان اجرا حالت اضطراری پیدا کرده و ناچاریم در زمانی کوتاه برای اجرای آن کار، برنامه‌ریزی زمانی کنیم. ۳٫ حیطه کارهایی که مهم نیست ولی اضطراری است، برای این کار نمی‌توان برنامه‌ریزی زمانی کرد و به طور ناگهانی برای ما اتفاق می‌افتد. اینگونه کارهای اتفاقی می‌تواند تا ۱۵ درصد از زمان ما را به خود اختصاص می‌دهد. ۴٫ حیطه کارهایی که نه مهم است و نه اضطراری، یک تا ۲درصد زمان ما می‌تواند برای انجام کارها تلف شود. بنابراین براساس این جدول باید برای کارهایمان برنامه زمانی تنظیم کنیم تا از زمان خود استفاده کیفی ببریم و به اصطلاح از «کیفیت» استفاده کنیم.
غیر اضطراری اضطراری

اگر انسانی می‌خواهد از نظر مدیریت زمان موفق شود، هیچگاه نباید کارهای کم اهمیت را قبل از کارهای مهم انجام دهد. اگر بتوانید این اولویت‌ها را تشخیص دهید و طبق آن عمل نمایید، حتماً موفق می‌شوید (سروش، ۱۳۸۱، ص ۳۲).کلید موفقیت در مدیریت زمان آن است که به مهم‌ترین کارها، پیش از هر کاری رسیدگی شود، و تمرکز اصلی روی آن کار باشد و بقیه امور از ذهن جدا شود، و امتیاز و خصوصیت برنامه‌ریزی روزانه آن است که اولویتها مشخص می‌شود و فرد خود را مقید می‌داند که ذهن خود را بر آن چه مقدم است، متمرکز گرداند. (مکنزی، ۱۳۷۴، ص ۱۳۹).
قوانین مرتبط با مدیریت زمان
قانون پارتو^[۵۵]
پارتو اقتصاددان قرن نوزدهم به این نتیجه رسید که ۲۰ % جمعیت کشور ایتالیا، ۸۰ % ثروت این کشور را در اختیار دارند. بعدها براساس نکته فوق اصل ۲۰-۸۰ یا قانون پارتو در سایر زمینه‌ها مورد توجه قرار گرفت. (مالون^[۵۶]، ۱۹۹۷، ص ۱۴۵).این قانون اشاره دارد به اینکه اگر تمام کارها را بر حسب اهمیت‌شان طبقه‌بندی کنیم ملاحظه خواهد شد که ۸۰ % نتایج از ۲۰ % کارها عاید می‌گردد، در حالی که از ۸۰ % بقیه کارها فقط ۲۰ % نتیجه بدست می‌آید. قانون پارتو در بیشتر جنبه‌های زندگی قابل استفاده است و به کارگیری آن باعث ذخیره شدن مقدار زیادی وقت می‌شود. بنابراین هنگام مواجه شدن با فهرستی از کارها باید دانست که شاید فقط دو یا سه فقره از آنها حیاتی است. برای اثربخشی بیشتر لازم است بر آنها متمرکز شد. تمرکز فکری روی آنچه برای انسان با ارزش‌تر است، آرامش و اطمینان خاطر بیشتری در حین انجام دادن کار به انسان دست می‌دهد، حتی به قیمت نادیده گرفتن برخی از کارهای کم ارزش‌تر.
قانون پارکینسون^[۵۷]
قانون پارکینسون که براساس مطالعات محققی به همین نام شکل گرفته اشاره دارد به اینکه کارها با توجه به زمانی که ممکن است اشغال کنند گسترش می‌یابند و این گستردگی به میزان و ماهیت کار ارتباط چندانی ندارد (هرسی^[۵۸] و همکاران، ۱۹۹۶، ص ۱۴۵).
بنابراین، عادات نگهداشتن ارباب رجوع در آن سوی میز- بخصوص وقتی کارمند، کاری هم برای انجام دادن ندارد- موجب سوء استفاده از وقت آنان می‌شود و به مقدار زیادی به مشکلات عاطفی و ناراحتی‌هایشان دامن می‌زند. طبیعی است که می‌توان کار را در زمان بیشتر شاخ و برگ داد که این به کار اصلی ارتباطی ندارد، به اعتقاد پارکینسون همیشه برای پر کردن وقت کار وجود دارد.
قانون دقیقه نود
برخی از افراد عادت کرده‌اند هنگامی که کاری به آنان ارجاع می‌شود، آن را رها سازد و در دقایق پایانی مهلت انجام دادن کار،فشار زیادی بر خود و دیگران وارد می‌کنند. خطری که آنان را در این مواقع تهدید می‌کند. احتمال بروز اشتباه است. امکان اشتباه در فضایی که هراس و دل نگرانی وجود دارد، بسیار بیشتر می‌شود. هنگامی که کاری تا لحظات پایانی معطل می‌ماند، معمولاً در زمان باقیمانده کاری کم ارزش عرضه می‌شود و زمانی هم برای اصلاح اشتباهات احتمالی باقی نمی‌ماند. این مهم به خوبی در مورد دانش‌آموزانی که شب امتحان را برای شروع مطالعه بر می‌گزینند، ‌صادق است. (نصر اصفهانی، صص ۸۴-۸۳).
نسل های مدیریت زمان
مدیریت زمان در سه نسل رشد یافته است:
نسل اول مدیریت براساس «یادداشت، برداشتها» شکل گرفت. شرکت در جلسه‌ها و گزارش‌نویسی به صورت رویه درآمد و مدیریت زمان در حد نوشتن فهرست کارهایی بود که می‌خواستند انجام دهند و اگر برخی از آن کارها تا پایان روز به انجام نمی‌رسید، جزء فهرست کارهای روز بعد قرار می‌گرفت.
نسل دوم مدیریت زمان در پی «برنامه‌ریزی و آماده‌سازی» بود. «تقویمها» و «دفترچه‌های قرار‌گذاری» استفاده می‌شد. تأکید این نسل از مدیریت زمان بر «کارآیی»، «مسئولیتهای فردی»، «هدفگذاری»، «برنامه‌ریزی»، «تعیین فعالیتهای آتی» بود.
نسل سوم مدیریت زمان بیش از هر چیز به روشن ساختن «اولویتها»، «ارزشها» اهمیت می‌دهد.
رهیافت نسل سوم مدیریت زمان، «برنامه‌ریزی» و «اولویت‌بندی» و «کنترل» است.
این سه نسل مدیریت زمان در پی «انجام کار» «کسب نتیجه» بوده است. (شکوه، ۱۳۷۹، ص ۸۴).
اصول کلی مدیریت زمان در قالب ۱۰ فرمان به شرح زیر خلاصه می‌شود:
اهداف مورد نظر خود را برای سال، ماه و هفته جاری، با واقع‌بینی تعیین کنید.
کارهایی را که باید انجام بدهید به ترتیب اهمیت و نه به ترتیب فوریت، اولویت‌بندی کنید.
پر انرژی‌ترین ساعات روز خود را به انجام مهمترین کارهایی که به خلاقیت و اندیشه زیاد نیاز دارد اختصاص دهید.
زمانهایی را برای خود برنامه‌ریزی کنید که در آن زمانها، مزاحم شما نشود، تا بتوانید در آرامش و خلوت به کارهای مهم خود رسیدگی و برای امور مختلف برنامه‌ریزی کنید.
تا حد امکان در اجرای کارهای روزمره خود، از دیگران کمک بگیرید و به آنها تفویض اختیار کنید. به دیگران هم فرصت مشارکت در کارهای مدیریت را بدهید تا هم وقت شما به هدر نرود و هم نیروهای توانمندی برای آینده تربیت کنید.