رمزگشایی فرآیندی است که در آن دریافت کننده، پیام را تفسیر و معنی می‌کند ،افراد هنگام رمزگشایی پیام‌ها تا حدود زیادی به تجربیات و دانش گذشته خود تکیه می‌کنند. اگر نماد پیام از نظر فرستنده و گیرنده یک معنی داشته باشد، رمزگشایی با موفقیت انجام می‌گیرد. در غیر اینصورت هر اختلافی بین تفسیر فرستنده و گیرنده از نماد باعث اطلاعات غلط خواهد شد.

۲-۳-۴-۵-دریافت کننده

دریافت کننده یا پاسخ دهنده، فرد یا گروهی است که پیام‌ به آن‌ها خطاب می‌شود،نوع تفسیر و رمزگشایی دریافت کننده، بستگی به خصلت‌های فردی، ویژگی‌ها و تجربیات وی دارد. فرستنده هنگام رمز گذاری و انتقال اطلاعات فرصت دارد تا تناسب پیام را در نظر بگیرد. دریافت کننده می‌تواند مواردی مثل رمزگشایی یا عدم رمزگشایی پیام، کوشش برای تفسیر پیام، و هر اقدام پیامدی آن را انتخاب کند.

۲-۳-۴-۶-بازخورد

بازخورد ارتباط، اطلاعی است که فرستنده کسب می‌کند و دلالت بر این دارد که آیا دریافت کننده پیام را درست تفسیر کرده یا خیر،در ارتباط اثربخش معمولا اطلاع از نتایج ضروری است. البته دریافت کننده ممکن است پیام را کاملاً درک کرده باشد،‌ حتی اگر فرستنده هنوز بازخورد را دریافت نکرده باشد. در هر حال، در بیشتر ارتباطات رسیدن به این رویکرد در بهترین وضعیت با خطر همراه است. معمولا بعضی از قسمت‌های ارتباط، به ویژه دستورالعمل وظایف، نیاز به توضیح، تکمیل بیشتر و یا تصریح دارد. فرستنده باید رسیدن پیام و درک شدن کامل آن را پیگیری نماید. فرایند ارتباط اگر به این شکل دیده شود چرخشی است. منبع، پیام را ارسال می‌کند و بازخورد آن را دریافت می کند. اگر دریافت کننده نیاز به تصریح اطلاعات اولیه داشته باشد، این دور ممکن است دوباره شروع شود. (اعرابی و همکاران ، ۱۳۸۹).
انتقال پیام
رمز گذاری
وسیله
رمزگشاییرمزگشایی
وسیله رمزگذاری
بازخورد پیام دریافت شونده
فــرآینـد ارتبــاط
انتقال پیام

دریافت کننده
موانع
دریافت کننده

بازخورد پیام دریافت شونده

۲-۳-۵- مسیر ارتباطات

ارتباطات (در سازمان) مسیر افقی یا عمودی می‌پیماید. اگر ارتباطات مسیر عمودی بپیماید آن مسیر می‌تواند رو به بالا یا رو به پایین باشد.

۲-۳-۵-۱- ارتباطات عمودی

الف- مسیر رو به پایین
اگر ارتباطات در سازمان از یک سطح به سطح پایین‌تر جریان یابد، مسیر رو به پایین دارد. هنگامی که ما مدیرانی را در نظر آوریم که با زیردستان خود ارتباط برقرار می‌نمایند، به الگوی ارتباطی رو به پایین برمی‌خوریم. معمولا رهبران گروه و مدیران، هدف‌ها را تعیین می‌کنند، دستورالعمل‌هایی را در رابطه با مشاغل صادر می‌کنند، سیاست‌ها و رویه‌ها را به آگاهی کارکنان می‌رسانند. مسائلی را که باید مورد توجه قرار داد، مشخص می‌کنند و نتیجه عملکرد‌ها را بازخور می‌نمایند. ارتباطاتی که مسیر رو به پایین می‌پیماید، باید به صورت شفاهی یا تماس رودررو باشد. هنگامی که مدیر، نامه‌هایی را به آدرس خانه کارکنان می‌فرستد و درباره‌ی سیاست‌های سازمان، در رابطه با مرخصی استعلاجی مطالبی ارائه می‌کند، ما با ارتباطاتی رو به رو هستیم که مسیر روبه پایین می‌پیماید.
ب- ارتباطات رو به بالا
در گروه یا سازمان، ارتباطات مسیر رو به بالا می‌پیماید. برای بازخور نمودن نتیجه عملیات و آگاه کردن مدیران از میران پیشرفت کارها، از مسیر رو به بالا استفاده می‌شود . ارتباطاتی که مسیر رو به بالا می‌پیماید، مدیران را از نوع احساسات کارکنان (درباره‌ی شغل، همکاران و سازمان) آگاه می‌کند. در مورد شیوه‌ای که بر اثر آن امور بهبود یافته است و شنیدن ابراز نظرها، مدیران باید به ارتباطاتی تکیه نمایند که مسیر رو به بالا می‌پیمایند. نمونه‌هایی از این گونه ارتباطات بدین قرار است:
گزارشاتی که مدیران رده پایین تهیه می‌کنند و به مدیران میانی و ارشد می‌دهند تا در آن باره ابراز نظر نمایند، پیشنهادات تحقیقاتی که به صورت پیمایشی یا زمینه‌یابی درباره ی نگرش کارکنان انجام می‌شود، شیوه دادن شکایت و دادخواهی در سازمان، نشست‌ها و گردهمایی‌ها که با حضور مقامات ارشد و کارکنان رده پایین یا زیردستان تشکیل می‌شود و نشست‌هایی که به صورت غیررسمی است و در آنها کارکنان فرصت به دست می‌آورند تا درباره‌ی مسائل بحث کنند و با مدیران ارشد و نمایندگانی از مقامات بالاتر در آن‌باره تبادل نظر نمایند. برای مثال،‌ شرکت فدرال اکسپرس از این موضوع برخود می‌بالد که با سیستم‌ کامپیوتری، یک برنامه ارتباطی؛ که مسیر رو به بالا می‌پیماید، در شرکت به وجود آورده است. همه‌ی ۸۸ هزار کارمند، سالانه مورد پژوهش قرار می‌گیرند و تحقیقی که به صورت پیمایشی یا زمینه‌یابی به عمل می‌آید، به آن‌ها اجازه می‌دهد که نظر خود را ابراز نمایند و سپس مدیریت از این نظر‌ها آگاه می‌گردد. این برنامه به عنوان یکی از نقاط قوت منابع انسانی به حساب آمد و شرکت مزبور توانست بدان وسیله جایزه ملی مالکوم بالدریچ را نصیب خود نماید. (پارسیان و اعرابی، ۱۳۷۸).