در عصر حاضر اهمیت اطلاعات روز به روز افزایش می‌یابد تا جایی که مدیران می‌دانند بدون داشتن اطلاعات صحیح و به موقع سازمان آنها قادر به ادامه حیات خویش نیست. صرافی زاده و پناهی (۱۳۸۴) در رابطه با اهمیت اطلاعات عقیده دارند که:
هر سازمانی که داده‌های صحیح، دقیق، بهنگام و جامع در اختیار داشته باشد و بتواند در کمترین زمان، به داده‌های مورد نیازش دستیابی داشته باشد، موفق تر است. نقش اطلاعات در مدیریت سازمان‌ها، نقش حیاتی و اساسی است. هر چه فضای اطلاعاتی یک سازمان به دقیق تر، شفاف تر، منسجم‌تر و سیستماتیک تر باشد، سازمان بهتر می‌تواند به اهدافش نایل آید، وجود فضای اطلاعاتی نادقیق، کدر، آشفته، متناقض، ناساختمند از مهمترین عوامل عدم پیشرفت در مدیریت سازمانها است (ص ۹۳).
بنابراین در محیط پیچیده امروزی، اطلاعات یکی از مهمترین منابعی است که در اختیار مدیران قرار دارد و مدیران در همه سطوح برای هر نوع تصمیم گیری به اطلاعات صحیح نیازمند و اهمیت اطلاعات بیش از پیش آشکار گردیده است.

۲-۱-۴- ویژگی‌های اطلاعات
اگر اطلاعات را داده‌های پردازش شده تعریف کنیم، باید گفت چنین اطلاعاتی دارای ویژگی‌هایی می‌باشد (بهشتیان و ابوالحسنی، ۱۳۷۳) از جمله: دقیق بودن، بموقع بودن و ذیربط بودن آن، به سخن دیگر، هنوز بسیاری از مردم اطلاعات را با داده‌ها اشتباه می‌کنند. برخی از کاربران اطلاعات از حجم زیاد داده‌ها رنج می‌برند. گرچه امروزه همه ما در معرض هجوم آلودگی ناشی از کثرت اوراق چاپی، جنون یادداشت برداری و نامه نگاری‌های اداری و نیز اطلاعات نادرست قرار داریم، با اینحال اطلاعات سودمند همچنان دور از دسترس بسیاری است که به آن نیاز دارند. منظور از دقیق بودن اطلاعات این است که اطلاعات روشن بوده و دقیقاً معنی داده‌هایی را منعکس سازد که بر آن مبتنی است. به موقع بودن اطلاعات به معنای آن است که دریافت کنندگان اطلاعات به هنگام نیاز به اطلاعات همان زمان دسترسی داشته باشند. ویژگی ذیربط بودن اطلاعات باعث می‌شود که به این پرسش‌ها که از سوی دریافت کننده مطرح می‌شود پاسخ گوید: اطلاعات به، چه، چرا، کجا، چه وقت، چه کسی و چگونه برسد. از طرف دیگر اطلاعات ذیربط برای یک دریافت کننده، لزوماً برای دریافت کننده دیگر ذیربط نیست. رهنورد (۱۳۸۴) عقیده دارد که “اطلاعات علاوه بر ویژگی‌های بموقع بودن، دقیق بودن و ذیربط بودن باید دارای ویژگی‌های کامل بودن، صحت داشتن، موثق بودن، قابلیت انعطاف و سادگی، نیز باشد” (ص ۵۴).
۲-۱-۵- افزایش تقاضا برای اطلاعات
دلایل گوناگونی برای افزایش روز افزون تقاضا برای اطلاعات وجود دارد افزایش پیچیدگی‌های محیطی، گسترش بازارهای جهانی، افزایش رقابت و نیاز سازمانها به اطلاعات برای اخذ تصمیم گیری‌های حیاتی از جمله این عواملند. بست^[۳۶] (۲۰۰۲) عقیده دارد که “افزایش پیچیدگی محیطی که سازمان‌ها در آن فعالیت دارند و محیطی که تصمیمات در آن اتخاذ می‌شود باعث نیاز بیشتر به اطلاعات است” (ص ۷۳). علاوه بر این موارد توسعه و پیشرفت فناوریهای گوناگون مانند فن آوری اطلاعات و مخابراتی موجب توجه بیشتر به اطلاعات گردیده است. لاودن^[۳۷] (۱۳۸۷) عقیده دارد که “جهانی شدن اقتصاد صنعتی، ارزش اطلاعات را بسیار بالا برده و نظام‌های اطلاع رسانی راه ارتباطات و توانایی تجزیه و تحلیل اقتصاد و مدیریت در سطح جهانی را برای شرکت‌ها فراهم می‌سازند” (ص ۲۲). علاوه بر پیچیدگی روز افزون محیط بیرونی، پیچیدگی محیط داخل سازمان نیز تقاضا برای اطلاعات را افزایش می‌دهد. صرافی زاده و پناهی (۱۳۸۴) عقیده دارند که “عواملی که در داخل سازمان موجب افزایش تقاضا برای اطلاعات می‌شوند عبارتند از: الف- بزرگ شدن غالب سازمان‌ها، ب- تنوع محصولات و خدمات. ج- افزایش تخصص و فعالیت‌ها در سازمان” (ص ۲۱). علاوه بر موارد فوق افزایش دانش، تحصیلات و آموزش تصمیم گیران و کاربران اطلاعاتی موجب تقاضای بیشتر و جامع برای اطلاعات گردیده تا در فعالیت‌های سازمانی به آنها کمک نماید.
۲-۲- تعاریف سیستم اطلاعات مدیریت
سیستم اطلاعات مدیریت^[۳۸] عنوانی است با کاربرد جهانی و در نشریات علمی‌و تحقیقی مطالب زیادی در مورد آن آمده است و به شکل‌های مختلف تعریف و خلاصه شده است. نظر مشترک بیشتر مطالبی که درباره‌ی سیستم اطلاعات مدیریت جمع آوری شده است آن را به این صورت تعریف کرده است که “سیستم‌های اطلاعات مدیریت مجموعه‌ای از اشخاص، داده‌ها و روش‌هایی هستند که برای فراهم ساختن اطلاعات مفید برای مدیران و کاربران با یکدیگر کار می‌کنند” (سن^[۳۹]، ۱۹۹۰، ص ۸). برای درک مفهوم سیستم اطلاعات مدیریت، نیاز است که تعاریف متعددی از آن بررسی شود، زیرا در متون مختلف صدها تعریف برای آن ارائه شده است. با این حال لادون (۱۹۹۴) معتقد است که “اکثر تعاریف تکنیکی، سیستم اطلاعات مدیریت را به عنوان گروهی از اجزاء یکپارچه که اطلاعات را جمع آوری، پردازش و ذخیره می‌سازد و اطلاعات را جهت حمایت تصمیم گیرندگان توزیع می کند تعریف نموده اند” (ص ۸). تعاریف سیستم اطلاعات مدیریت به اندازه مطالعه آن توسط محققان مختلف متعدد است ولی اکثریت آنها دارای وجوه مشترکی می‌باشد که در اینجا تنها به گزیده‌ای از این تعاریف اشاره می‌شود:
“سیستم اطلاعات مدیریت مجموعه‌ای نظام یافته از افراد، دستورالعمل‌ها، پایگاه داده‌ها و تجهیزات است که گزارشات لازم و روزمره مورد نیاز مدیران را جهت تصمیم گیری ارائه می کند” (صرافی زاده و پناهی، ۱۳۸۴، ص ۴۱).
مدهوشی (۱۳۷۹) با تأکید بر جنبه کامپیوتری، سیستم اطلاعات مدیریت را بدین شرح تعریف نموده است که:
“سیستـم اطلاعات مدیریت عبـارت است از یک سیستم جامع ماشین ـ کاربر، که برای آماده سازی اطلاعـات جهت پشتیبانی
عملیات و وظایف تصمیم گیری در یک سازمان به کار می‌رود؛ این سیستم از سخت‌افزار و نرم‌افزار کامپیوتری و رویه‌های کاری و پایگاه اطلاعاتی و مدلهایی جهت تجزیه و تحلیل، برنامه ریزی، کنترل و تصمیم گیری استفاده می‌کند” (ص ۱۹).
دیوید و اولسون^[۴۰] (۱۹۸۵) عقیده دارند که “سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی‌یکپارچه متشکل از کاربر و ماشین برای ارائه اطلاعات در پشتیبانی از عملیات، مدیریت و تصمیم گیری در سازمان است. این سیستم از نرم افزار و سخت افزار رایانه ای، راهنماها و دستورالعمل‌ها، مدل‌هایی برای تحلیل، برنامه ریزی، کنترل و تصمیم گیری و یک پایگاه اطلاعات بهره می‌گیرد” (ص ۶).
در تعریفی دیگر “سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی‌است که داده‌های محیطی را جمع آوری و داده‌های تبادلات و عملیات سازی را ثبت می‌کند و پس آنها را فیلتر، سازماندهی و انتخاب کرده و به عنوان اطلاعات به مدیران ارائه می کند” (موردیک و مانسون^[۴۱]، ۱۹۸۶، ص ۱۶)
همانطور که در تعاریف فوق مشاهده گردید اکثر محققان سیستم اطلاعات مدیریت را سیستمی‌یکپارچه می‌دانند که نیازهای اطلاعاتی مدیران و کاربران را فراهم می‌سازند. جامع ترین تعریف از سیستم اطلاعات مدیریت توسط آواد^[۴۲] در سال ۱۹۸۸ بیان گردیده است که در این پژوهش بیش از بقیه تعاریف مورد تأکید است. آواد (۱۹۸۸) سیستم اطلاعات مدیریت را بدین شرح تعریف نموده است:
“سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی‌یکپارچه، رایانه‌ای و کاربر ـ ماشین است که اطلاعات لازم را برای حمایت از عملیات و تصمیم گیری فراهم می‌کند. عناصر اصلی این سیستم عبارتند از: ۱) سیستمی‌یکپارچه برای خدمت به تعداد زیادی کاربر، ۲) سیستمی‌رایانه ای که تعدادی نرم افزار اطلاعاتی را از طریق یک پایگاه اطلاعات به هم مرتبط می‌کند، ۳) رابط کاربر ـ ماشین که به جستجوهای فوری و موقتی پاسخ می‌دهد، ۴) ارائه اطلاعات به تمام سطوح مدیریتی و ۵) پشتیبانی از عملیات و تصمیم گیری” (ص ۵).
با مطالعه‌ی تعاریف فوق می‌توان نتیجه گرفت که سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی‌یکپارچه و رایانه‌ای می‌باشد که اطلاعات لازم را برای مدیران فراهم می‌آورد و آنان را در تصمیم گیری یاری می‌رساند.
۲ ـ ۳ـ تاریخچه سیستم‌های اطلاعات مدیریت
در بررسی سیستم‌های اطلاعات مدیریت، مروری بر سیر تکوین آن می‌تواند، دیدگاه دقیقتری را به پژوهشگر ارائه دهد، از این رو در بخش زیر تاریخچه ای از سیستم اطلاعات مدیریت شرح داده شده است. رضائیان به نقل از اسپراگ و مک نورلین^[۴۳] (۱۳۸۵) بیان می‌کند که:
هر چند مى توان تاریخ سیستم اطلاعات مدیریت را به هولریث^[۴۴] یا حتى چارلز ببیچ^[۴۵] منتسب دانست، ولى آغاز آن از اواخر دهه ۱۹۵۰ مى باشد. در سال ۱۹۵۷، یعنى زمان عبور از عصر صنعتى به عصر اطلاعات، تعداد افرادى که بخش مهمى از کار آنها با اطلاعات و پردازش آن سر و کار داشت (کارگران اطلاعاتى)، از تعداد کارگران صنعتى بیشتر شد و در دهه ۱۹۷۰ کارکنان اطلاعاتى، بیش از پنجاه درصد از نیروى کار را تشکیل مى داند (ص ۵).
تکامل سیستم‌هاى اطلاعات مدیریت به روند و توسعه تکنولوژی کامپیوتر و ارتباطات وابسته است، با توسعه و تکامل تکنولوژى کامپیوتر و ارتباطات و اهمیت روزافزون اطلاعات در طول تاریخ، سیستم اطلاعات مدیریت نیز، تکامل و توسعه پیدا کرده است، مراحل تکامل این سیستم به شرح زیر می‌باشد:
۱ ـ مرحله اول مصادف با سال‌های دهه ی ۱۹۶۰ می‌باشد. صرافى زاده و پناهى (۱۳۸۰) بیان مى کنند که “در این مرحله به کامپیوتر به عنوان ابزارى به منظور کاهش هزینه‌هاى عملیاتى و وسیله اى جهت افزایش کارایى نگاه می‌شد. مشخصه بارز این مرحله هزینه بالاى بکارگیرى سیستم و عدم درک وشناخت، مدیران از توانایى‌هاى کامپیوتر بود” (ص ۱۹۱). “از دهه ۱۹۶۰ دیدگاه سازمان در زمینه بهره گیرى از اطلاعات رو به دگرگونى گذاشت و دریافتند که مى‎توان از آن به عنوان ابزار پشتیبانى عملیات جارى سازمان استفاده نمود، نظام‌هاى اطلاعات این دهه حالت کارگاه گزارش‎سازى در زمینه‌هاى تولید هفتگى، اطلاعات مالى ماهانه، موجودی‌ها و حساب‌های دریافتی و پرداختى را داشت” (لاودن، ۱۳۸۷ ص ۷۸).
۲ ـ مرحله دوم: “محاسبات متمرکز^[۴۶] ، شاخص سال‌هاى میانى و تا پایان دهه ۱۹۶۰ بود. سعى بر همسو نمودن امکانات کامپیوترى با عملیات سازمانى بود و جهت بهره گیرى از برنامه‌هاى کاربرى در کلیه حوزه‌هاى عملیاتى سازمان، موجى به راه افتاد” (صرافى زاده و پناهى، ۱۳۸۴، ص ۱۹۱).
۳ ـ “این مرحله از اوائل دهه ۱۹۷۰ آغاز گردید و مشخصه ی بارز این دوره جهش تکنولوژیک جهت کاهش هزینه‎ها و افزایش کارایى سیستم‌ها و عملیات خدمات رسانى کامپیوترى بود” (صرافى زاده و پناهى، ۱۳۸۰، ص ۱۹۱). لاودن (۱۳۸۷) بیان می‌کند که “در دهه ۱۹۷۰، نظام‌هاى اطلاعات رفته رفته «نظام اطلاعات مدیریت» نام گرفتند و سازمان‌ها به تهیه ابزارهاى رایانه اى چند کاره پرداختند” (ص ۷۸).
۴ ـ این مرحله مربوط به اواسط دهه ۱۹۷۰ مى باشد. لاودن در سال (۱۳۸۷) بیان می‌کند که: “اطلاعات در این دوره نقش تنظیم کننده و راه براى سازمان‌ها را بر عهده گرفته و ابزار کنترل کارآمدى در دست مدیران شد. نظام‌هاى ابداعى این دوره، نظام پشتیبانى تصمیم گیرى و نظام پشتیبانى مدیران ارشد هستند” ( ص ۷۸).
صرافى زاده و پناهى (۱۳۸۰) عقیده دارند که “گسترش کاربرد سیستم‌هاى اطلاعات مدیریت در سازمان در این دوره زمینه ورود گروهى از مدیران را به سازمان‌ها به عنوان مدیران سیستم اطلاعات مدیریت که علاوه بر توانایى فنى، مهارت‌هاى انسانى و ارتباطى را نیز دارا بودند، مهیا نمود” (ص ۱۹۲).
۵ ـ “در اوایل دهه ۱۹۷۰ توجه به تکامل کاربر ـ ماشین موجب ارائه برنامه‌هایى به شکل کاربر ـ محور بود، سیستم‎هاى پشتیبانى تصمیم گیرى قادر بود تا خواسته‌ها و کاربردهاى متعدد را پاسخ گوید” (صرافى زاده و پناهى، ۱۳۸۰، ص ۱۹۲).
جدول ۲ ـ ۱ ـ مراحل اساسی تحول سیستم‌های اطلاعات مدیریت